Việc quản lí dự án

Việc quản lí dự án

Quản lí dự án phần mềm là việc khó: Là người quản lí dự án, bạn phải lấy được yêu cầu từ khách hàng, lịch biểu kế hoạch, tài nguyên và thiết kế tất cả các đường găng, các cột mốc, các hạn chót để chắc chắn rằng bạn đáp ứng yêu cầu cũng như tạo ra các kiểm thử nội bộ, kiểm thử chấp nhận. Bạn cũng ban hành các chỉ dẫn, thiết lập các giao thức thông tin, báo cáo trạng thái, họp và giải quyết lỗi, vấn đề, tình huống khẩn trương và mọi tài liệu. Tuy nhiên, sau nhiều năm quản lí cả các dự án nhỏ và lớn, tôi có thể nói rằng nhân tố quan trọng nhất đem dự án tới thành công là “vấn đề nhân lực”.

Theo kinh nghiệm riêng của tôi, phần lớn các dự án phần mềm không bao giờ đi theo đúng kế hoạch bởi vì khách hàng bao giờ cũng thay đổi các yêu cầu nhưng không bao giờ thay đổi lịch biểu hay chi phí. Họ bao giờ cũng phàn nàn rằng dự án phần mềm bị chậm, đắt và không cung cấp cho họ điều họ muốn. Tuy nhiên, phần lớn dự án tôi quản lí bao giờ cũng thành công đầy đủ, tới mức độ nào đó, bởi vì những yếu tố “nhân lực” trong những dự án đó. Đó là lí do tại sao tôi nghĩ nhân lực là khía cạnh quan trọng nhất của tất cả các dự án phần mềm.

Khi dự án lâm vào vấn đề nghiêm trọng, phương pháp hay công cụ quản lí tốt nhất sẽ không có ích bởi vì chúng không được thiết kế để giải quyết loại vấn đề này. (Không công cụ nào có thể sửa chữa được phàn nàn của khách hàng và phương pháp quản lí được dạy trong đại học không bao quát các vấn đề về thay đổi yêu cầu - Bao nhiêu giáo sư đã từng thay đổi bài tập lớn cho học sinh?) Chỉ những người tận tuỵ, cam kết, có tính đổi mới cao với năng lực, kinh nghiệm và tri thức của họ mới có thể giúp bạn giải quyết được những vấn đề này.

Tôi không nói rằng chỉ nhân lực tốt mới làm cho các dự án phần mềm thành công nhưng không có nhân lực tốt thì dự án không thể được thực hiện. Tôi đã thấy nhiều nhân viên làm việc cần mẫn để sửa chữa vấn đề không đòi hỏi bao nhiêu ngày trong tuần hay bao nhiêu giờ trong ngày, nếu cần thì từ 14 tới 16 giờ là chuyện thường lệ. Họ sẽ thảo luận về điều được cần tới và điều có thể được thực hiện để giúp cho người quản lí dự án của họ tránh thất bại. Một số người có thể làm việc nhiều tuần để sửa hệ thống quan trọng nhất khi nó bị hỏng. Nhiều người ít ngủ hay không ngủ chút nào mà không phàn nàn gì. Cho nên để đảm bào thành công, người quản lí phải hỏi câu hỏi: Tôi phải tìm những người như thế ở đâu đây?

Câu trả lời là ở trong hành vi của bạn bởi vì chính người nhân viên giỏi sẽ tìm người quản lí xứng đáng để làm việc cùng chứ không theo cách khác. Phần lớn các bài giảng về quản lí không bao giờ đề cập tới việc khen thưởng hành vi tốt đẹp bạn muốn được lặp lại bởi vì phương pháp của người quản lí ít ảnh hưởng tới nhân viên và hành vi của họ. (Phần lớn các giáo sư chẳng bao giờ làm việc trong công nghiệp hay đòi có người làm việc cho họ để cho họ ra lệnh chứ không phải là khen thưởng hay thừa nhận) cho nên họ dạy rằng bạn là ông chủ và có quyền đòi hỏi nhân viên làm việc cần mẫn hơn và nhiều hơn thay vì hiểu rằng việc bó buộc đó không đem tới hành vi tốt nhất của nhân viên.

Để là người quản lí tốt, đặc biệt là người quản lí phần mềm bạn phải hỏi:

1) Tôi có phải cảm ơn những người làm việc tốt không?

2) Cá nhân tôi có nên viết bức thư ngắn hay email “cám ơn” mọi người về hiệu năng của họ không?

3) Tôi có nên áp dụng hiệu năng của nhân viên làm cơ sở cho đề bạt không?

4) Cá nhân tôi có nên thừa nhận công khai hiệu năng tốt của mọi người không?

5) Tôi có nên tổ chức họp tôn vinh sự thành công của các nhân viên không?

6) Tôi có phải yêu cầu chủ tịch công ti thưởng cho những người có hiệu năng tốt không?

Nếu câu trả lời là KHÔNG thì tốt hơn cả là bạn hãy học những điều này thật nhanh bởi vì người nhân viên tốt bao giờ cũng có cơ hội chọn lựa nơi làm việc tốt và những người quản lý giỏi.

English version

Full article: Project Management part 2

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tác phẩm: Quản lý dự án
  • Biên tập: Kipkis.com
  • Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.