Tha hồ nhàn hạ, các tiến bộ kỹ thuật

Chương VII: Tha hồ nhàn hạ, các tiến bộ kỹ thuật

Bây giờ ai cũng phải nhận rằng máy móc đóng một nhiệm vụ căn bản trong sự sản xuất về canh nông và kỹ nghệ. Máy làm tăng tốc độ sản xuất, tăng năng lực của con người, nhờ vậy ta có thêm nhiều thì giờ nhàn rỗi. Các ông giám đốc xí nghiệp đã hiểu từ lâu rằng cả trong công việc quản lý, máy cũng giúp được nhiều việc. Nhưng phải biết lựa và phải biết dùng. Chương này và hai chương sau xét vài thứ máy và các nhân viên chỉ huy xí nghiệp hoặc các người làm nghề tự do (như luật sư, nhà văn, y sĩ) thường dùng nhất.

Điện thoại: lợi và hại

Ở nhà cũng như ở sở, hãng điện thoại là một con dao hai lưỡi. Nó có thể giúp ta tiết kiệm được thì giờ mà cũng có thể làm mất thì giờ của ta.

Có nhiều nhà doanh nghiệp dùng điện thoại để thu xếp thương lượng mọi công việc làm ăn; máy điện thoại của họ không lúc nào nghỉ, đêm cũng như ngày. Tôi biết mấy ông kêu điện thoại từ khách sạn, tiệm hớt tóc, hồ tắm, có máy điện thoại trong xe hơi và khi đi xa cũng kêu điện thoại ở trong xe lửa, hoặc dưới tàu biển. Có lẽ họ lạm dụng máy điện thoại, nhưng những người không chịu dùng cái máy kỳ diệu đó cũng thiệt thòi nhiều lắm. Đáng lẽ kêu một cú thì họ phải mất thì giờ đi đi lại lại. Ngày nay số người không chịu dùng điện thoại rất hiếm, mà trái lại, số người lạm dụng điện thoại thì mỗi ngày mỗi nhiều.

Hỏi tin tức bằng điện thoại

Khi bạn muốn biết một tin chính thức thì cứ kêu điện thoại lại thẳng cơ quan coi về việc đó chứ đừng nghe ngóng lời đồn của thiên hạ, họ chẳng biết gì hơn bạn đâu. Kêu điện thoại lại một công sở, một trường học một hãng buôn… đỡ tốn thì giờ hơn là đích thân lại hỏi, mà có khi phải chờ đợi lâu mới được tiếp.

Khi hỏi tin tức bằng điện thoại, bạn nên nhớ vài quy tắc chung dưới dây:

1- Đừng mất thì giờ trình bày dài dòng vấn đề của bạn với nhân viên điện thoại. Chỉ cần cho biết một cách chính xác, minh bạch, vắn tắc, bạn muốn tiếp xúc với ai. Luôn luôn có sẵn một miếng giấy, một cây viết để ghi chép. Đừng bắt người cho tin tức phải đợi bạn, mất thì giờ của người ta.

2- Ráng làm sao biết được tên người bạn muốn tiếp xúc. Nếu bạn bảo “Tôi muốn nói chuyện với ông Xuân”, rồi trong khi điện đàm, thỉnh thoảng bạn nói đến tên ông ta thì câu chuyện có vẻ thân mật, bạn sẽ bớt lúng túng, ngại quấy rầy họ.

3- Đừng kể lể dài dòng những lý do tại sao bạn muốn biết tin tức đó, mà làm cho họ bực mình. Bạn muốn gì thì cứ nói thẳng ra một cách giản dị vắn tắt.

Đừng làm nô lệ điện thoại

Ở nhà bạn, bạn không tiếp bất kỳ ai, bất kỳ lúc nào, thì bạn cũng không bắt buộc phải trả lời một người kêu điện thoại, quấy rầy bạn vào những giờ nghỉ ngơi hoặc những lúc bạn đương mắc việc. Bạn có thể nhờ người khác trả lời rằng bạn đi vắng hoặc đang có cuộc hội họp.

“Nàng tiên trượt tuyết” Sonja Henie thường tự trả lời lấy trong máy điện thoại, nhưng nghe giọng mà nhận được là người quen thì cô mới trả lời bằng giọng bình thường, còn như thấy là người lạ thì cô đổi thành một giọng khác không ai biết là giọng cô, mà đáp rằng cô Henie đi vắng.

Kêu điện thoại thì bạn ráng nhớ tránh những giờ người đó không muốn bị quấy rầy. Suy bụng ta ra bụng người, có những giờ bạn không muốn điện đàm thì họ cũng vậy.

Sau cùng đừng nên vô lễ nói thẳng với người ta rằng bạn đương mắc việc, khi nào rảnh thì sẽ kêu họ lại.

Nên có một sổ ghi số điện thoại

Hạng người kêu lầm số nhiều vô kể. Người ta tin ở trí nhớ mà không chịu mở sổ ra coi. Có niêm giám của sở bưu điện đó, nhưng mỗi lần tra số kiếm tên người mất công lắm. Với lại sổ không ghi hết tên những người có máy điện thoại. Vì vậy bạn nên có một sổ riêng ghi số điện thoại của những người bạn thường tiếp xúc.

Nếu do sơ ý bạn lỡ kêu lầm thì ngay khi biết là lầm bạn nên xin lỗi rồi ngắt liền, đừng hỏi người ở đầu dây là ai, đừng giải thích tạo sao mình lầm, vô ích.

Đừng nói chuyện cà kê

Đừng nói dài dòng, đừng kể lể về truyện phim bạn mới coi, hoặc bàn tán về cuốn sách bạn mới đọc. Vào đề ngay đi. Muốn cái gì thì nói thẳng ra. Nếu người ở đầu dây bên kia lắm chuyện quá thì bạn cứ việc nhắc người ta xin vắn tắt cho.

Chỗ đặt máy điện thoại

Ban ngày bạn thường ngồi ở phòng nào nhất thì đặt máy điện thoại ở trong phòng đó, để khỏi đi đi lại lại, có khi một tháng cộng lại tới vài cây số.

Đừng nên đặt ở trên một lối đi, ai qua lại cũng nghe được câu chuyện của mình. Trong một sở, một hãng, dù ít nhân viên cũng nên có một đường điện thoại riêng để nhân viên tiếp xúc thẳng với nhau mà khỏi qua trung gian là sở bưu điện.

Khi điện đàm, tay có thể vẫn làm việc được

Nên cầm ống điện thoại bằng tay trái để tay phải vẫn có thể làm việc được. Ở Âu Mỹ, có người bận việc quá, kiếm cách cột ống nghe, úp vào tai để hai tay được rảnh.

Kêu điện thoại ở ngoài châu thành

Tuy phải trả nhiều tiền nhưng rất có lợi, đỡ tốn nhiều thì giờ gởi thư, đợi thư hồi âm, hoặc đỡ tiền xe pháp đi từ tỉnh này tới tỉnh khác.

Cách kêu điện thoại

Nhiều trường thương mại ở Mỹ, và cả nhiều xí nghiệp nữa có lớp dạy cách dùng điện thoại. Dưới đây là vài quy tắc chính.

1- Nhìn kỹ vào số điện thoại mình muốn kêu rồi lấy ngón tay cẩn thận quay từng số một. Xoay xong một số, đợi cho mặt ghi số quay ngược trở về vị trí cũ của nó rồi mới xoay số sau.

2- Đợi cho đầu dây bên kia có người lên tiếng. Nếu chuông reo mười lần mà vẫn không có người lên tiếng thì thôi đừng đợi nữa. Về phía bạn, bạn cũng đừng nên bắt người ta đợi lâu quá.

3- Khi nghe thấy có tiếng “A lô” thì bạn xưng tên liền và hỏi người đầu dây bên kia là ai. Đừng rềnh ràng. Điện thoại có thể làm cho giọng nói của ta sai đi. Người nghe có thể lầm ta với người khác, chuyện đó rất thường.

4- Nếu kêu điện thoại ở sở hay hãng thì nên cho biết tên sở tên hãng trước rồi hãy xưng danh. Nếu ở nhà thì chỉ cần xưng danh ngay thôi: “Nguyễn Văn Xuân đây”, chứ đừng dài dòng: “đây là nhà riêng của Nguyễn Văn Xuân”.

5- Nếu người mà bạn kêu điện thoại đi vắng thì bạn nên cho biết tên bạn và số điện thoại của bạn.

6- Đừng nói mau quá, nên nói rành mạch để khỏi phải lặp lại.

7- Nên có một xấp giấy và một cây viết ở bên cạnh để ghi lại liền, khỏi quên, làm mà mát thì giờ.

8- Nếu thương lượng về một chuyện làm ăn thì đặt hồ sơ hoặc bức thư ở trước mặt, vừa nói chuyện vừa nhìn vào những tài liệu đó. Như vậy khỏi lầm mà mất công kêu điện thoại lại lần nữa.

9- Điện đàm xong rồi thì chào vắn tắt: “Xin chào ông”; “cảm ơn ông”, đừng dài dòng, ấp úng mà người ta hiểu lầm rằng vẫn chưa hết chuyện.

Điện thoại có hình

Ở Âu Mỹ người ta mới chế được thứ điện thoại chiếu được hình. Đã có một số nhà buôn lớn dùng cách đó để mua bán mà không bị lầm, không phải là “mua trâu vẽ bóng”. Những máy điện thoại đó có một mặt vô tuyến truyền hình nhỏ chiếu hình món hàng. Cách đó thật tiện lợi, rồi đây chắc sẽ phổ biến.

Điện tín

Dùng điện tín chẳng những đánh tin được mau mà còn làm cho người nhận được tự nhiên có tâm lý hồi âm hoặc quyết định ngay. Nhận được điện tín thì ít ai bỏ nó ra một bên hoãn lại, như khi nhận được bức thư. Những việc rất gấp thì dĩ nhiên nên dùng điện thoại, nhưng trong nhiều trường hợp, chỉ dùng điện tín cũng đủ.

Điện tín rất tiện để báo rằng mình đã nhận được thư hoặc hàng rồi, để cho biết giá cả hoặc chấp thuận một đề nghị. Trong sự giao thiệp thường ngày, điện tín cũng càng ngày càng được dùng nhiều. Người ta thường dùng để mừng đám cưới, chia buồn và cả để chúc tết nữa, có lợi là đến đúng ngày, không sợ trễ.

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tên sách: Lợi mỗi ngày được một giờ
  • Tác giả: Ray Josephs
  • Người dịch: Nguyễn Hiến Lê
  • Nhà xuất bản Văn hoá Thông tin
  • Ebook: Goldfish
  • Nguồn: caphebuoitoi