Tổ chức công việc của bạn

Chương III: Tổ chức công việc của bạn

Muốn làm được nhiều việc trong một thời gian tối thiểu thì điều quan trọng là phải lập một thời khắc biểu rất đúng. Xin bạn đừng hiểu lầm tôi: tôi không muốn bảo bạn phải lệ thuộc thời khắc biểu của bạn đâu; bạn không nên tham lam quá, tính sát quá tới cái mức không có một phút rảnh nữa, mà vừa làm vừa lo ngại không biết có kịp không. Mục đích của một thời khắc biểu là làm tăng năng suất của ta mà mất ít thời giờ nhờ khéo tổ chức; ta phải xếp đặt công việc theo thứ tự, quan trọng nhiều, quan trọng ít, việc nào làm trước, việc nào làm sau.

Muốn tiết kiệm thời giờ thì cần có một thời khắc biểu như “sở hỏa xa” vậy. Xe phải tới và đi đúng giờ. Và để tính những giờ đó người ta căn cứ vào tốc độ bình thường của xe. Bạn cũng vậy, phải căn cứ vào năng suất thường ngày của mình mà lập thời khắc biểu; mới đầu đừng định cho mình một mức quá cao. Không những vậy, nên tính đôi chút để phòng sự bất ngờ. Nếu bạn khéo tổ chức thì thời giờ dôi ra đó chính là thời giờ thuộc về riêng mình đấy.

Các nhà kinh doanh, các thầy thợ, các bà nội trợ nào làm được nhiều việc cũng luôn luôn có một thứ thời khắc biểu: người thì tính trước rất kỹ rồi ghi vào giấy, người thì phác sơ sơ trong đầu óc thôi. Tự mình phải lập thời khắc biểu cho mình vì chỉ mình mới biết rõ công việc cùng khả năng của mình, cái gì hợp hay không hợp với mình; nhưng người nào có một đời sống đầy đủ thì luôn luôn dự tính trước sẽ dùng thời giờ của mình ra sao.

Nên ghi cho khỏi mất thì giờ

Tôi đã hỏi nhiều người có danh tiếng về cách làm việc của họ, hết thảy đều có một lối riêng để ghi mọi việc cho khỏi mất thì giờ.

Ông giám đốc tờ This week magazine, một tạp chí có định kỳ số in lớn nhất thế giới, bảo tôi: khi có một ý nào hiện trong óc ông về một việc gì phải làm thì ông nên ghi lại tức thì đi, như vậy sau khỏi mất thì giờ nhớ lại xem mình phải làm gì. Rồi cứ cách một thời gian đều đều, ông nên coi lại những lời ghi đó, sắp đặt lại, theo một thứ tự đại khái nào đó. Đó cũng là một cách tiết kiệm thời giờ nữa, vì như vậy ông có thể tổ chức công việc của ông theo một thứ tự hợp lý được. Nếu ông có gia đình thì cách đó rất tốt để nhắc nhở bà nhà nhớ làm cho ông công việc ông đã nhờ cậy. Ông khỏi phải nặn óc tự hỏi: mình còn phải làm công việc gì đây… mà quên bẵng mất rồi.

Biết cách dùng những lời ghi đó

Điểm khó khăn nhất của phương pháp đó là trước hết phải biết cách ghi, rồi dùng những lời ghi đó mà lập một chương tình. Nếu bạn chỉ ghi lấy lệ lên một cái bao thư rồi nhét vào một ngăn kéo nào đó hoặc móc lên trên tường mà chẳng ngó ngàng tới nữa thì hiển nhiên những lời ghi đó vô dụng, thà đừng ghi còn hơn. Ghi rồi mà để lạc mất hoặc không biết cách dùng thì đời sống chỉ thêm rắc rối vì thỉnh thoảng bạn lại sực nhớ có việc này việc nọ định làm mà không làm, bạn đâm ra ân hận, nhưng đã trễ quá rồi.

Những lời ghi đó chỉ có ích khi nào ta dùng nó làm yếu tố để lập một thời khắc biểu. Nhà chế tạo xe hơi Henry J. Uaiser thường bảo: “Nếu chúng ta biết mình sẽ làm một công việc nào đó ra sao, thì công việc đó kể như đã làm được một nửa”.

Lập thời khắc biểu cho một ngày

Ông Hội trưởng công ty vĩ đại Dupont De Nemours bảo, đối với ông, sự tổ chức thời giờ đã thành một nhu cầu, và việc đó làm lợi cho ông gấp 3 hay 4 cái công ông bỏ vào đó. Đã từ lâu ông thực hành hai ý dưới đây:

1- Hễ có thể được thì ráng ghi trên giấy trắng mực đen, trong mỗi giai đoạn, công việc của ta sẽ ra sao. Những thầy và thợ giỏi nhất luôn luôn tự lập cho mình một chương trình rồi cứ bình tĩnh thực hiện những điều đã dự tính trước.

2- Nghiên cứu công việc hằng ngày của ta bằng cặp mắt của một nhà tổ chức chuyên môn. Ta biết rõ công việc của ta hơn bất kỳ ai và ta phải tự tìm lấy cách cải thiện nó.

Thời khắc biểu cho một tuần

Lập thời khắc biểu cho một tuần, rồi luôn luôn đặt ở trước mắt một tờ liệt kê những công việc quan trọng cho mấy ngày tới, theo đúng vậy thì ít nhất mỗi ngày tiết kiệm được hai mươi lăm phút. Bí quyết là phải luôn luôn phân biệt cái gì quan trọng, cái gì không quan trọng rồi lại luôn luôn xét lại hoài xem có cái gì hóa ra bớt quan trọng không, có cái gì hóa ra quan trọng hơn khong, để việc gì gấp nhất thì làm trước.

Khi lập bảng liệt kê đó, nên ghi lên đầu những việc chán nhất mà phải làm. Đã phải làm thì làm phắt đi, để hoãn lại chỉ thêm mất thì giờ, mất nghị lực thôi, có khi tốn công gấp hai nữa.

Biết tìm ra cái cốt yếu

Một người tổ chức khéo thì trước hết phải hợp lý hóa công việc của mình, nghĩ xem việc gì phải làm trước hết rồi làm liền. Nhiều người do bản năng cảm thấy cái gì quan trọng, cái gì không quan trọng, nhưng không phân biệt được rõ rệt. Phải phân biệt cái chính với cái phụ, ghi lên thẻ rồi xếp đặt theo thứ tự. Việc gì quan trọng nhất thì phải cương quyết làm ngay, nhất định gạt việc phụ ra một bên, đừng nghĩ tới nó. Như vậy không phí giờ, phí sức giải quyết những vấn đề lặt vặt không ảnh hưởng gì tới kết quả tối hậu.

Xét qua trọn vấn đề rồi lập một kế hoạch

Quy tắc chung là phân biệt những điểm cốt yếu và những chi tiết rồi lập một kế hoạch hành động. Dĩ nhiên khi lập kế hoạch, phải tiên liệu những việc có thể xảy ra sau này, nhưng không nên tiên liện cho một tương lai xa quá mà quên mất những việc sắp tới. Bạn nên nhớ rằng biến cố cuối cùng mới xảy ra trong đời bạn không nhất thiết là biến cố quan trọng nhất. Vì nó còn mới mẻ nên ta có thể thấy nó quan trọng, quan trọng nhất thời, sau này, cách một thời gian khá xa rồi nhớ lại ta mới nhận định được đúng giá trị của nó. Bạn nên tập thói quen đặt mỗi việc xảy ra vào trong toàn thể hoạt động của bạn hoặc vào trong cả cuộc đời của bạn rồi hãy xét nó, như vậy khỏi quan tâm tới các chi tiết, mà lợi thời giờ được rất nhiều.

Một chương trình cho mười lăm phút

Ông giám đốc tờ Christian Herold Magazine một hôm bảo tôi: “Từ lâu rồi có thói quen chia mỗi ngày của tôi thành từng khoảng, mỗi khoảng mười lăm phút dành cho một chương trình riêng. Lần lần, tôi quen mỗi việc chỉ làm mười lăm phút là xong, mà có việc trước kia tôi mất hai mươi phút, bây giờ trở thành thói quen rồi, tôi chẳng cần định giới hạn cho tôi nữa.

Tôi có một cuốn sổ nhỏ đen, trong đó tôi ghi tất cả những việc cần làm cho những ngày sau, có khi cho cả mấy tháng sau nữa. như vậy tôi biết được đại cương chương trình hoạt động của tôi. Nếu có một sự thay đổi gì thì tôi chỉ cần mở sổ ra coi xem sau đó, có công việc gì gấp nhất phải làm ngay.

Chương trình phát thanh chia ngày ra từng khoảng cho ta.

Nhiều người đàn bà có thói quen theo chương tình phát thanh mà làm việc cho mau. Chẳng hạn họ định như vậy: trong khi nghe tin tức thì ăn sáng, vừa hết tin tức thì ăn sáng xong, tới chương tình thể dục mười lăm phút, họ sẽ rửa chén trong mười lăm phút đó. Họ quét nhà, nấu bếp, giặt quần áo…mỗi công việc làm trong một chương trình. Rốt cuộc họ khỏi phải nhìn đồng hồ mà biết được công việc làm có kịp giờ không.

Có thể vừa nấu bếp vừa nghe đài truyền thanh vừa đan vừa coi vô tuyến truyền hình. Công việc trong nhà như vậy thấy đỡ chán hơn.

Cho đồng hồ chạy sớm một chút

Muốn cho kịp giờ mặc dầu gặp những sự bất ngờ thì nên cho đồng hồ chạy sớm ít phút. Cách đó hơi con nít thật đấy như về tâm lý nó có hiệu quả. Cho chạy sớm năm mười phút là đủ lắm rồi, đừng quá lố, vì quá lố thì sẽ ỷ vào khoảng thời gian dư đó mà cứ thủng thẳng rồi hóa trễ hoài.

Một nhà kinh doanh ở Nữu Ước đặt một chiếc đồng hồ riêng có mười ba số chứ không phải mười hai. Như vậy mỗi giờ hóa ra mau hơn, chỉ có năm mươi lăm phút hai mươi ba giây thôi. Và trừ lúc giữa trưa và giữa đêm, còn những lúc khác đồng hồ đó chỉ giờ sai hết, không đúng các đồng hồ khác. Đồng hồ đó thật kỳ cục, nhưng ông ta bảo rằng chỉ ít lâu ông ta quen với nó và nhờ nó mà tiết kiệm được ít thời giờ để làm những việc mà ông thích.

Chương trình cho một tháng

Henry Ford II nhận thấy rằng lập chương trình một tháng trước, rồi mỗi tháng so sánh những việc mình đã thực sự làm được với những việc trước kia tính làm, thì chẳng bao lâu thấy tiến bộ lạ thường. khi lập chương trình ấy ông dùng ba trang giấy khổ khác nhau, mỗi trang cho một tuần (không kể tuần hiện tại) và có một khoảng trắng cho những việc bất ngờ. Mỗi tuần chia ra từng ngày rồi mỗi ngày chia ra từng giờ. Nhìn vào đó ông thấy được đại cương những việc ông phải làm trong mấy ngày sau. Nhưng đừng nên dự tính xa quá vì chương trình sẽ mơ hồ quá dễ thay đổi.

“Hãng chúng tôi phải dự tính chương trình sản xuất xe hơi ba hoặc bốn năm trước. Ngược lại chương trình của mỗi người thì chỉ cần giúp ta tổ chức công việc mấy ngày, nhiều lắm là mấy tuần thôi để có thể kết hợp nhiều hoạt động được. Tôi thường nhấn mạnh vào điểm đó, vì hai ba việc có thể cùng làm một lúc mà đỡ phải lùi trở lại hoặc làm một việc mà làm tới hai lần”.

Thảo một chương trình

Mỗi ngày một lần bạn có thể lấy tờ giấy, trút lên trên đó tất cả ý nghĩ trong đầu rồi lựa những ý nào cần thiết thì giữ lại, không cần thì bỏ đi.

Một cách nữa là cuối ngày, hoặc ở hãng xưởng hoặc về nhà rồi, bỏ ra ít phút ghi tất cả những công việc cho hôm sau. Như vậy, ý tưởng trong óc bạn sẽ có thứ tự hơn, bạn sẽ thảnh thơi hơn để hưởng những thú vui lúc nghỉ ngơi. Bà Roosevelt thậm tín phương pháp đó, bảo:

“Chuẩn bị công việc tối hôm trước thì hôm sau đỡ tốn gấp đôi thời giờ để suy nghĩ mà làm việc có hiệu quả hơn, bình tĩnh hơn nhờ có chương trình vạch sẵn. Lại được cái lợi nữa là buổi tối đó thấy bình tĩnh hơn, nghỉ ngơi được hơn là không lập sẵn chương trình để trong giấc ngủ đã không được yên mà sáng vừa tỉnh dậy đã phải suy nghĩ lung về những việc sắp phải làm trong ngày.

“Ghi những vấn đề mình phải giải quyết hôm sau như vậy không còn sợ quên nữa mà cả buổi tối mình khỏi phải thắc mắc gì cả. Vả lại, nội việc ghi chép đó nhiều khi cũng giúp ta loại bỏ được những yếu tố vô ích, mất thì giờ mà tìm trước một giải pháp rồi”.

Liệt kê các công việc phải làm

Bạn có thể cho ghi các công việc phải làm như vậy là đáng chán, mà đôi khi mất thì giờ nữa vì có người chỉ ghi lấy lệ, ghi rồi thì bỏ qua. Sở dĩ vậy là vì ghi sơ sài quá, chẳng hạn: mai phải làm vườn, phải đi mua giày, phải xếp sách… Ghi như vậy quả thực không có lợi gì mấy. Phải ghi nhiều chi tiết hơn.

Thí dụ: Làm vườn: cho phân vô các chậu này… tỉa lá các cây nọ… sửa lại cán thuổng, lên luống cho hàng rau đó…

Nghĩa là bạn lập một chương tình làm việc rồi hôm sau cứ theo đó mà làm. Có việc làm sớm có lợi hơn là làm trễ. Chẳng hạn tới sở Bưu điện lúc mới mở, bạn đỡ phải đợi hơn là tới giữa buổi làm việc.

Một bảng liệt kê dùng hoài được

Ông giám đốc một hãng quảng cáo nọ có thói quen ghi tất cả các công việc phải làm. Ông có tên một trăm khách hàng thường giao dịch với ông nhất và cứ mỗi ngày ông kêu điện thoại ba bốn người, để hỏi thăm công việc, một tháng hết một lượt, nhờ vậy tránh được nhiều lời kêu ca mà lại nhận được thêm nhiều “com măng”.

Lịch nhật ký (Agenda)

Sổ tay không lợi bằng lịch nhật ký. Có nhiều thứ lịch nhật ký rất tiện cho ta: mõi ngày là một hai tháng, có khi mỗi ngày còn chia làm nhiều ô, mỗi ô cho một giờ, lại có những trang trắng để ta ghi địa chỉ, số điện thoại… Ta sẽ ghi theo thứ tự từng giờ mọi công việc trong ngày, cả những buổi hội họp hay tiếp khách với đủ các điểm quan trọng.

Cây viết và miếng giấy

Ở bên cạnh điện thoại, ở đầu giường và ngay cả trong buồng tắm, chúng ta nên có sẵn một cây viết, một miếng giấy. Có ai cho biết một tin tức, một tài liệu gì, hoặc ta bỗng nảy ra một ý gì thì ghi vắn tắt lại liền cho khỏi quen. Cách đó chắc chắn hơn là “lấy khăn mùi soa ra thắt múi” nhất là khi mình không sổ mũi.

Thời khắc biểu của các người chào hàng

Các người đi chào hàng có kinh nghiệm đều nhận rằng xin hẹn trước với khách hàng thì đỡ mất thì giờ, đỡ rắc rối, bực mình. Nhiều khi bí quyết thành công là có một cuốn lịch ghi trước mấy tuần chương trình đi chào hàng. Một hãng bán chịu phồn thịnh ở Mỹ đã lập ra ba quy tắc dưới đây:

1- Những vụ nào có nhiều hy vọng thành công thì làm trước, mà hoãn lại các vụ khác.

2- Thu nhập những tài liệu, cụ thể về các người có thể thành khách hàng của mình rồi chuẩn bị một kế hoạch chào hàng.

3- Tùy theo số “com măng” có thể lãnh được mà định chính sách bán, và phỏng đoán số com măng được là bao tùy theo khả năng tài chính của khách hàng.

Có sẵn cây viết

Cứ cộng những thì giờ một bà nội trợ bỏ phi vì phải đi kiếm một cây viết chì để ghi một com măng đưa cho người giao hàng hoặc ghi một địa chỉ thì ta không còn ngạc nhiên rằng bà ta thấy ngày ngắn quá. Mà nhiều khi kiếm được viết rồi thì mới hay rằng đầu chì đã gãy, mực đã cạn, nhất là trong những gia đình có nhiều trẻ thì trường hợp đó rất thường xảy ra vì khi chúng chưa bị cái nạn làm bài tác văn thì tất cả những cái gì dùng để viết quyến rũ chúng một cách kỳ dị. Vì vậy, mỗi bà nội trợ nên có một chỗ riêng để giấy viết mà không cho trẻ biết. Những đồ dùng đó, đừng nên cho mượn, của ai người đó dùng. Phải cương quyết để khỏi mất thì giờ lục lọi các ngăn kéo, các hộp viết của trẻ.

Để cho thời khắc biểu khỏi hóa ra vô dụng

Những lời khuyên ở trên giúp bạn tiết kiệm được thì giờ với điều kiện là bạn phải theo quy tắc căn bản dưới đây:

1- Phải biết rõ mình muốn làm cái gì.

2- Định rõ thứ tự, việc nào làm trước, việc nào làm sau. Rồi áp dụng phương pháp làm việc. Dù là một bà nội trợ hoặc một giám đốc công ty thì công việc nào cũng gồm ba giai đoạn khởi thủy này: suy nghĩ, lập một kế hoạch, tổ chức cách làm. Muốn cho ba công việc đó được hoàn hảo thì lại cần nhớ thêm hai quy tắc này nữa.

a. Gợi cho các người giúp việc thích công việc mà họ sắp làm, chuẩn bị cho họ làm, như vậy họ sẽ giúp bạn được nhiều mà đỡ phải làm lấy.

b. Còn công việc của chính bạn thì phải quyết định cho mau và làm cho đàng hoàng, có kỷ luật. Chúng ta thử xem một số nhân vật biết làm việc đã thành công giải quyết vấn đề đó ra sao.

Thuật làm cho người ta hợp tác đắc lực với mình

Tôi đã hỏi ông giám đốc công ty hàng không American Airlines nghĩ sao về giai đoạn quyết định đưa một người từ địa vị thừa hành lên địa vị chỉ huy. Ông ta đã trả lời tôi như sau:

“Khi ông đệ nhất phó giám đốc của tôi mới nhận việc thì không một việc gì ông ta làm mà vừa ý tôi cả. Tôi đã mất biết bao thì giờ chỉ cách phải làm như thế nào, mà rốt cuộc tôi cũng có cảm tưởng rằng tôi làm lấy lại may hơn. Rồi tôi tự nhủ: có lẽ tại lỗi của mình chăng? Vì nếu tôi cứ tiếp tục làm lấy hết những việc tôi có thể làm được, thì tôi sẽ giậm chân một chỗ, sao mà tiến được. Tôi bèn thay đổi cách thức: tôi lựa một số nhân viên hoạt động có khả năng, cả những người phương pháp làm việc khác hẳn phương pháp của tôi, tôi cũng cứ dùng, rồi tôi đào tạo họ. Thế là tôi có thêm được nhiều bộ óc, nhiều cánh tay, nhờ vậy mà tôi tiến bộ mau trong nghề.”

Bà chủ nhà thường không thỏa mãn về người làm công, ông chủ sự có cả ngàn điều phàn nàn về người dưới quyền, ông chủ một hãng buôn thườn cho những người bán hàng của mình là dở tệ, nhưng mọi người đều hiểu rằng không nhờ cậy những người đó mà cứ làm lấy hết thì còn tai hại hơn nữa, nhiều khi chỉ do họ không lựa chọn kỹ lưỡng người giúp việc và không đào tạo họ tới nơi tới chốn. Ngạn ngữ có câu: “Người ta thường phải nhờ cậy một người nhỏ hơn mình”. Câu đó đặc biệt đúng trong sự tổ chức công việc. Dù ở cấp bậc nào, cũng phải nhờ người khác tiếp tay cho mình những việc lặt vặt, nếu không thì còn thì giờ đâu để mà làm công việc của mình được.

Đừng để ngập đầu vì những chi tiết

Dĩ nhiên, không phải ai cũng có thể noi gương viên đốc dưới đây. Ông có một người thư ký coi kỹ trước mọi thư từ, hồ sơ rồi mới trình lên cho ông. Một hôm ông bảo tôi.

“Quy tắc của tôi là không bao giờ chất đầy giấy tờ mọi thứ trên bàn. Các người phụ tá của tôi giải quyết lấy đa số các việc thường ngày. Nhưng trái lại, tôi buộc rằng mỗi khó khăn lớn, mỗi vấn đề liên quan tới chính sách, phải đem trình cho tôi hay. Phương pháp đó giúp tôi giảm được 15% số các hồ sơ, chất đống trên bàn các vị tiền nhiệm. Tôi chắc rằng Bộ Hải Quân không có gì phàn nàn về phương pháp làm việc của tôi, trái lại là khác vì tôi có thể xét các vấn đề thực sự quan trọng một cách kỹ hơn, nhờ thì giờ tôi tiết kiệm được: mỗi ngày ba giờ lận.”

Bà nội trợ nào cũng có thể theo quy tắc đó mà áp dụng vào gia đình mình được. Có nhiều việc mà người khác trong nhà, đặc biệt là trẻ em, có thể làm được. Đã tiết kiệm thì giờ cho mình mà lại tập cho trẻ em có ý thức về trách nhiệm. Dọn bàn, sắp đặt đĩa chén, xếp áo, treo áo, quét nhà, lau bàn ghế, những việc lặt vặt đó có thể nhờ trẻ em làm tiếp để khỏi thấy ngày ngắn quá và có được chút thì giờ rảnh.

Trong phòng giấy, điều đó không thành vấn đề. Nhân viên là để giúp việc cho ông chủ. Nhưng ông phó và nhất là cô thư ký nói chung là những người không có người ở dưới quyền thì ai sẽ giúp việc cho? Không có ai giúp việc thì có máy móc, đồ dùng, khéo dùng những vật đó thì công việc phòng giấy nhẹ đi được nhiều. Hồ sơ mà xếp đặt có thứ tự hợp lý, lúc nào cũng cập nhật thì không trễ thì giờ, không mất công lục lọi bực mình. Thì giờ dùng việc xếp đặt đó có lợi không kém thì giờ dùng để chỉ việc cho một người mới tới giúp việc.

Việc nào có giờ nấy

Vì sợ bỏ quên những việc lặt vặt thường ngày, mà việc càng ít quan trọng, người ta lại càng dễ quên, những người không biết tổ chức, gặp những việc đó thì làm ngay, thành thử những việc quan trọng bị bỏ trễ. Những người biết tổ chức không làm vậy; họ có một cuốn sổ mỗi buổi sáng ghi mọi công việc theo thứ tự quan trọng; hoặc có một ngăn kéo riêng chứa những việc có thể hoãn lại. Lâu lâu mở ngăn kéo coi lại thấy có một vài việc hoãn lại như vậy khỏi phải làm nữa vì thời gian đã giải quyết cho rồi. đành rằng có những biệt lệ, nhưng xét chung thì những việc không cấp bách thường có thể hoãn lại mà chẳng hại gì cả.

Trút hết nỗi lo đi khi bước vô cửa

Đem cả ngàn nỗi lo lắng ở sở về nhà đã chẳng lợi gì cho công việc mà còn đầu độc những giờ nghỉ ngơi của ta. Những giờ nghỉ ngơi đó linh thiêng, ta phải biết bảo vệ nó cho ta. Các nhà đại doanh nghiệp hiểu lẽ đó nên không bao giờ cho những nỗi lo lắng trong công việc làm ăn lấn đời tư của họ. Khi khép cửa phòng giấy rồi thì phải khóa luôn nỗi ưu tư của mình lại. Một nhà kinh doanh quen tôi có quy tắc này: mỗi buổi chiều, trước khi ra về, bóc tờ lịch ngày hôm đó liệng đi. Thế là xong công việc ngày hôm đó. Về nhà, ông ta nhất định không chịu quyết định một chút gì về việc hãng nữa.

Châm ngôn của ông là: ngày nào có nỗi cực nhọc của ngày đó. Đừng để nỗi cực nhọc của ngày mai lấn qua ngày hôm nay.

Ông giám đốc một công ty quan trọng ở Mỹ cũng chủ trương như vậy, khuyên đừng bao giờ đem hồ sơ về nhà. Chính ông cũng để hết cả hồ sơ tại sở, và bảo như vậy đỡ mệt một cách vô ích, mà mỗi tối có một chút thời giờ rảnh để làm những việc ông thích. Paavo Nurmi, người Phần Lan giật giải quán quân về môn chạy, cũng theo phương pháp đó trong khi luyện tập. Ông ta chạy đua với đồng hồ nhưng tới một giờ nào đó thì thôi. Và ông ta đoạt được những kỷ lục phi thường.

Vậy phải biết, tan giờ rồi thì quên nghề của mình đi. Trong lúc nghỉ ngơi, nếu óc còn lởn vởn nghĩ tới nó thì phải cương quyết gạt phắt đi. Để cho trí óc nghỉ ngơi thì nó minh mẫn, làm việc được nhiều kết quả hơn, rốt cuộc có lợi về thì giờ hơn.

Đừng do dự

Tính tới tính lui, suy nghĩ hoài về mọi khía cạnh của một vấn đề thì chỉ sinh ra do dự mà chẳng nên việc gì cả. Các nhà đại donah nghiệp do kinh nghiệm mà thấy rằng tốt hơn là lấy cây viết hoặc cục phấn ghi lên trên giấy trắng hoặc bảng đen những cái lợi và hại, những lý lẽ nên và không nên của mỗi vấn đề. Phải biết trình bày lợi và hại một cách khá hiển nhiên để dễ rút ra được một kết luận. Chẳng hạn mỗi cái lợi cho một điểm lớn hay nhỏ tùy quan trọng nhiều hay ít; hại cũng vậy; rồi cộng bên lợi bên hại xem bên nào nhiều điểm.

Về những thứ yếu, thuật quyết định mau là một cách chắc chắn nhất để lợi thì giờ. Riêng phần tôi, tôi đã tập thói quen đó từ hồi mê hướng đạo. Anh trưởng đoàn của tôi đôi khi giao chúng tôi một số tiền, cấm không được tiêu quá rồi bảo chúng tôi lại một tiệm ăn có rất nhiều món tha hồ lựa chọn. Cách luyện tập đó rất có hiệu quả. Bây giờ tôi biết lựa các món ăn một cách hợp lý trong môt thời gian kỷ lục không bao giờ do dự giữa hai món đều thích ngang nhau. Thì giờ phí vào việc ngắm nghía tờ thực đơn trong khách sạn, để dùng vào việc khác có lợi hơn. Thuật quyết định mau đó có thể áp dụng vào vô số khu vực hoạt động trong đời sống hằng ngày.

Quyết định chung

Ai cũng biết rằng khi có một quyết định quan trọng thì rất khó làm cho mọi người trong nhóm, dù nhóm đó là gia đình, nhân viên trong sở, trong xưởng, hoặc hội viên một hội đồng ý với nhau được. Không ai muốn phục tùng các người độc tài, dù người đó là bạn đồng sự hoặc người thân trong gia đình, mà lại càng không muốn bị đặt vào một tình thế một là phải theo, hai là phải ra khỏi nhóm. Trong một chế độ dân chủ, thiểu số phải phục tùng đa số, nhưng phải bỏ phiếu ra sao cho khỏi mất thì giờ quá. Đây là vài lời khuyên của những nhân vật có kinh nghiệm.

Trong một xí nghiệp, những cuộc hội họp vào buổi chiều, khi tan sở, ít khi kéo dài bằng những cuộc hội họp vào buổi sáng vì ai cũng muốn cho mau xong để về nhà, ít ai muốn phát biểu ý kiến để chẳng nói gì cả. Mọi người ráng đi thẳng vào vấn đề, không muốn mất thì giờ vào những việc không quan trọng. Như vậy chỉ trong một giờ là giải quyết xong, còn như họp vào buổi sáng thì phải mất ba giờ.

Theo một ông giám đốc nhiều tờ báo thì các cuộc hội họp đứng cũng mau kết thúc hơn các cuộc hội họp ngồi. Đáng lẽ gom các viên cộng sự vào một phòng, ông ấy đi lại từng nhóm người để hỏi ý kiến. Đứng nói chuyện thì bớt được hết những nghi thức trong một cuộc họp chính thức, tránh được những lời rỗng tuếch. Ai cũng đi thẳng ngay vào vấn đè, mà sự quyết định tối hậu được dễ dàng.

Người nói và người nghe mà cùng đứng thì ít ai hùng biện, thao thao bất tuyệt lắm, trừ khi đăng đàn diễn thuyết.

Nên đi thẳng vào vấn đề

Một nhà kinh doanh có tiếng tăm bảo tôi rằng muốn tránh những cuộc tranh biện bất tận thì không gì bằng mời hội họp ngay trước bữa trưa. Người ta giải quyết vấn đề rất mau và trong bữa ăn, chuyện trò với nhau vui đáo để; dùng thuật đó tiết kiệm được 50% thời giờ.

Nhà sản xuất phim nổi danh Smuel Goladuryn, trái lại, bỏ bữa tiệc trong các cuộc hội họp đi, cho nó là phí thì giờ vô ích. Ông ta mời họp từ 13 giờ tới 13 giờ rưỡi, hạn chế thật gắt thời gian bàn cãi, thế là chẳng còn ai trổ tài hùng biện được nữa.

Nhiều người bận việc quá, cũng bỏ lệ mời ăn sau buổi họp. Trao đổi ý kiến bằng thư từ hay điện đàm, kết quả cũng như hội họp mà đỡ tốn thì giờ hơn.

Một kỹ nghệ gia quen tôi đã nẩy ra cái ý dùng một chiếc đồng hồ đánh thức để chấm dứt các cuộc họp về công việc làm ăn. Ông ta cho rằng vấn đề nào đã không giải quyết được trong một thời gian định trước thì tức là tế nhị quá, không thể giải quyết được một cách tập thể được, cần nói chuyện tay đôi với từng người một.

Một cuộc họp chuẩn bị kỹ thì bằng hai những cuộc hội họp không chuẩn bị

Các ông giám đốc có kinh nghiệm không khi nào đưa một vấn đè ra bàn cãi mà không chuẩn bị kỹ. Chương trình bàn cãi thường gồm bốn điểm.

1- Nghiên cứu kỹ lưỡng các dữ kiện của vấn đề.

2- Nguyên nhân của vấn đề.

3- Xét các giải pháp đưa ra.

4- Đề nghị hoặc khuyến cáo.

Dù là trong một cuộc hội họp hoặc trong một cuộc điện đàm, nhớ bốn điểm đó thì mau có kết quả cụ thể mà đôi khi tránh được một khoáng đại hội nghị. Trong một cuộc hội họp cần quyết định những việc quan trọng, muốn tránh những tranh biện, cãi vã thì đừng nên phân tích những lỗi lầm cũ, chỉ nên vắn tắt nhận rằng trước đã có lỗi lầm, và bây giờ phải dùng toàn lực vào việc kiếm tìm một giải pháp mới.

Hễ không có chương trình nghị sự thì đừng họp

Ít có người Mỹ nào thành công rực rỡ trên chính trường bằng bà Anna Rosenberg, cựu thứ trưởng Bộ Quốc phòng và chủ sự quân đội thực ngạch. Vậy những lời khuyên của bà để tránh phí thời giờ, đáng coi là có giá trị đặc biệt. Những lời đó như sau:

1- Đừng bao giờ triệu tập một cuộc hội họp lâu quá mười lăm phút mà không định cho thật rõ chương trình nghị sự.

2- Đừng dự một cuộc hội họp nào để bàn về một vấn đề nhất định nếu chúng ta không có ý kiến gì minh bạch để góp vào cuộc bàn cãi.

3- Đừng làm cái gì có thể hoãn lại sự quyết định, nhất là khi mình thấy là cuộc tranh luận đã hướng về một chiều quyết định nào rồi.

4- Đừng bao giờ tiếp ai nếu người xin yết kiến không cho biết rõ mục đích. Như vậy mình có thì giờ suy nghĩ trước về vấn đề, sẽ không chưng hửng, bất ngờ, mà có thể hạn chế thời gian tiếp kiến được. Đừng để cho người vô yết kiến hiểu rõ vấn đề hơn ta, chuẩn bị cuộc tranh luận kỹ lưỡng hơn ta. Như vậy sẽ lợi được nhiều thì giờ.

Đừng mất thì giờ vào các chuyện cãi lộn trong gia đình

Nên mỗi tuần họp cả gia đình một buổi, chẳng hạn tối thứ bảy, để giải quyết tất cả các việc chung, lớn và nhỏ dồn lại suốt trong tuần. đừng phí sức vào những cuộc tranh biện xảy ra hằng ngày nhất là vào những lúc không tiện cho việc trao đổi ý kiến, đừng mất thì giờ nghe những lời biện giải không hợp lúc, cứ mỗi khi có chuyện gì xảy ra đáng bàn thì ghi ngay lại rồi để tới thứ bảy cùng xét một lần.

Những chương trình phát thanh hoặc truyền hình chẳng hạn thường gây những cuộc cãi vã trong những gia đình đông người, người thích chương trình này, người thích chương trình khác, không ai chịu nhường ai. Tại sao ta không thỏa thuận với nhau mà lập trước một chương trình cho cả tuần? Nhiều vấn đề có thể giải quyết êm thấm bằng cách đó, vừa tránh được những lời qua tiếng lại, mà lại vừa tiết kiệm được thời giờ cho mỗi người; ai cũng được một lúc rảnh, khỏi phàn nàn rằng muốn điên đầu vì làm việc không hở tay từ sáng đến tối.

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tên sách: Lợi mỗi ngày được một giờ
  • Tác giả: Ray Josephs
  • Người dịch: Nguyễn Hiến Lê
  • Nhà xuất bản Văn hoá Thông tin
  • Ebook: Goldfish
  • Nguồn: caphebuoitoi