Lịch trình của khoa tổ chức theo khoa học

Chương nhì: Lịch trình của khoa tổ chức theo khoa học

I. Những người có công với phương pháp khoa học.

II. Những người khai sanh cho phương pháp tổ chức theo khoa học

1. Taylor

2. Fayol

3. Sau Taylor và Fayol

I. Những người có công với phương pháp khoa học

Ở thời đại thượng cổ, loài người còn ăn lông ở lỗ, hai ba người họp lại để săn mồi lấy thịt ăn và lột da che mình. Chắc chắn lúc đó loài người đã biết sắp đặt, tổ chức công việc rồi. Nhưng biết tổ chức theo khoa học thì phải đợi đến lúc nền móng của khoa học đã dựng lên hẳn hoi.

Công việc xây nền móng đó được Xénophon (425-352) và Aristote (384-322) khởi thủy rồi bị gián đoạn trên 1500 năm, mãi đến thế kỷ 13, mới có Roger Bacon (1214-1294) tiếp tục. Sau Roger Bacon có François Bacon (1561-1626) phát triễn thêm, Descartes (1596-1656) và Stuart Mill (1806-1873) củng cố lại, đến Claude Benard (1813-1878) thì cơ hồ hoàn thành.

II. Những người khai sinh cho phương pháp tổ chức theo khoa học

1. Taylor

Khi phương pháp khoa học đã được dựng thì tức thời có những người áp dụng nó vào tổ chức công việc.

Người thứ nhứt là Léonard de Vinci (1452-1519). Sau ông, có Perronet (1708-1794) đặt ra phương pháp làm truyền (traval à la chaine) và Poncelet nghiên cứu kĩ càng về sự mệt nhọc của thợ thuyền. Ở cuối thế kỷ 18 và đầu thế kỷ 19, có Chaptal người Pháp, Babbage người Anh, nghiên cứu cách làm cho công việc của thợ thích hợp với máy, và Saint Simon người Pháp chuyên xét về vấn đề quản lí xí nghiệp.

Nhưng công việc của các nhà đó lẻ tẻ, không ảnh hưởng nhiều đến quần chúng đương thời. Phải đợi đến Frederick Winolow Taylor (1856-1915) sự tổ chức theo khoa học mới thành một môn học có hệ thống, có nguyên tắt chắc chắn, có thí nghiệm đàng hoàng, có nhiều ứng dụng khả quan trong kỹ thuật. Ta có thể nói Taylor chính là người khai sinh ra môn đó.

Ông sanh ở Philadelphie (Mỹ), ham học những sinh ngữ như tiếng Pháp, Đức và thứ nhất là môn toán học. Ngay từ hồi nhỏ ông đã ưa sự rõ ràng, đích xác, ghét sự phỏng chừng.

Nhưng vì có tật ở mắt, ông không được học nhiều và năm 18 tuổi, khi ông xin vô làm trong một xưởng ông chỉ có mỗi một tờ chứng chỉ thợ tập nghề. Tờ đó không có giá trị gì cả, người ta cho ông làm lao công. Ông vui vẻ nhận việc và quyết chí làm giỏi hơn các bạn bè. Ông phân tích công việc phải làm, tìm hiếu máy móc, nhờ vậy chẳng bao lâu thành thợ chuyên môn có tài, được chủ quí mến.

Ông tới xưởng trước giờ, ra sau giờ, người trên mắng không bao giờ cãi lại và luôn luôn ngay thẳng, muốn mỗi ngày công việc ông làm được tốt hơn.

Năm 1878, ông vào làm cho một công ty thép Midvale, lần lượt làm đủ công việc trong nhà máy. Ba năm sau ông làm cho năng lực sản xuất của hãng tăng lên gấp đôi. Ba năm sau nữa ông được thăng lên chức chánh kỹ sư.

Năm 1890 ông làm quản lí công ty Manufacturing Investment. Thời buổi khó khăn, ông không thành công; năm 1893 ông xin thôi và từ đó đem hết tâm trí vào sự thực hành phương pháp của ông để tổ chức công việc các xưởng.

Từ năm 1900 trở đi, ông về khu vườn của ông ở Philadelphie, di dưỡng tính tình, tìm ra được phương pháp và dụng cụ để bứng những cây lớn đem trồng nơi khác (điều đó chỉ ta thấy ông áp dụng phương pháp khoa học vào bất cứ hoạt động nào), xuất bản những bút kí và luận văn (Shop management: Sự tổ chức hãng The Art of cutting metals: nghệ thuật cắt kim thuộc và hướng dẫn, chỉ bảo cho hết thảy mọi người, nhất là cho các công sở ở Philadelphie, về cách tổ chức công việc).

Những luận văn đó không được rõ ràng, lý luận lúng túng, nhưng phương pháp cực kì xác đáng và đã làm đảo lộn hết sự tổ chức công việc đương thời, để lại một ảnh hưởng sâu xa đến thời chúng ta.

Ở đây, tôi chỉ tóm tắt phương pháp của ông, chỉ vài kết quả ông đã thu hoạch được, rồi ở phần II sẽ xét kỹ lại. Phương pháp của ông chỉ có mỗi mục đích làm hạ giá vốn xuống. Muốn vậy ông dùng 10 cách sau này.

1. Dùng máy móc khí cụ tinh xảo hơn hợp với tài năng của mỗi người.

2. Phân công (chia việc) cho từng người chuyên môn.

3. Nhất luật hoá mẫu mực của đồ dùng và hoá vật.

4. Hợp lí hoá cách thức làm việc bằng cách: Nghiên cứu cử động - đo và tính thì giờ làm việc.

5. Chuẩn bị công việc.

6. Phối trí công việc.

7. Kiểm soát.

8. Định số nguyên liệu cần phải dự trữ.

9. Tính cách trả công cho thợ hăng hái làm.

10. Cho họ những hoàn cảnh thuận tiện để làm việc.

Một đồ đệ của ông, Gilbreth (Phụ thân của tác giả cuốn Cheaper by the dozen) áp dụng phương pháp hợp lí hoá cách thức làm việc của ông vào công việc xây tường và làm cho công việc nhanh lên gấp ba. Một người thợ, trước đặt được 120 viên gạch mỗi giờ, nhờ Gilbreth mà đặt được 350 viên mỗi giờ.

Taylor còn nghiên cứu về sự mệt nhọc của não cân, để lựa người làm, định giờ nghĩ ngơi cho họ và đem thực hành vào việc soát lại những viên đạn (hòn bi) xe máy, ông cũng làm cho công việc nhanh hơn gấp ba.

Nhưng sự sáng tạo làm cho cả thế giới biết tên ông là sau 26 năm thí nghiệm, ông tìm được cách cắt những kim thuộc (thép, đồng, sắt...) nhanh gấp hai lối cũ.

Sau cùng ông nghiên cứu về đai chuyền (courroie) chế được một thứ chày máy (marteau pilon), khảo sát về kế toán của hãng, về lối kí hiệu nữa (tìm những ước định để đặt tên các đồ dùng sao cho vừa gọn, vừa dễ nhớ).

Sự sáng suốt của ông dị kỳ, sức hoạt động của ông đáng kinh, vượt hẳn người phàm cả ngàn bực, cho nên người hiểu ông thì ít, kẻ chê ông thì nhiều. Năm 1911, một hãng ở Watertown không biết áp dụng phương pháp của ông đến nỗi thợ làm reo, người ta trút cả tội lỗi lên đầu ông và lôi ông ra trước vành móng ngựa. Ông hung hồn tự bênh vực lấy và mỉa mai thay! cũng nhờ một nữ sĩ trong đảng xã hội bào chữa cho ông mà ông thắng.

Năm 1913, hãng Renault ở Pháp cũng không hiếu triết lí của phương pháp đo thì giờ làm việc của ông, đem áp dụng bậy, đến nỗi thợ làm reo, phẫn nộ và chỉ trích phương pháp của ông là “ Tổ chức sự lao lực” và “ làm cho con người thành cái máy”

Nhưng sau khi ông chết, người ta lần lần hiểu ông và các nước Âu Mỹ đã theo phương pháp của ông.

2. Fayol

Có khi nhân loại sa lầy cả mấy thế kỷ trong cái vũng bùn của thủ cựu không tỏ một vẻ gì vùng vẫy để ra khỏi nơi đó, không ai có lấy một tia sáng thiên tài hết. Vậy mà hễ có một người xuất chúng hiện ra như sao hôm ở phương Tây thì đồng thời cũng có những ngôi sao khác lấp lánh trên nền trời để hướng dẫn quần chúng.

Taylor sanh năm 1856 thì 15 năm trước cũng đã có một thiên tài khác ra đời. Thiên tài đó là Fayol (1841-1915).

Hai thiên tài đó trái nhau như mặt trăng mặt trời, Taylor tự học mà thành tài, Fayol trái lại, được đào tạo tại trường Saint-Etienne. Khi Taylor còn đương làm thợ thì Fayol đã cai quản công ty mỏ Commenty. Sân hoạt động của Taylor là xưởng thì buồng thí nghiệm của Fayol là phòng quản lý.

Hồi đó mỏ Commenty thường bị hoả hoạn trong hầm, Fayol có cơ hội thi thố tài nhận xét và quyết định. Ông hăng hái tìm cách ngăn hoả hoạn và thành công. Gặp hồi khủng hoảng, công ty lỗ vốn. Ông quyết tâm cải thiện tình thế: cũng dùng số vốn đó, dụng cụ đó, nhân viên đó, chỉ thay đổi cách quản lí mà làm cho công ty phát đạt lại rất mau. Ai cũng phục ông là có tài chuyển bại thành thắng. Năm 1916, ông trình bày lí thuyết và thu thập kinh nghiệm trong cuốn Doctrine administrative (Thuyết quản lí)

Đọc cuốn đó ta thấy hệ thống tư tưởng của ông ngược với Taylor. Taylor đưa ra vài thí dụ cụ thể để ta tìm lấy nguyên tắc tổng quát. Trái lại, Fayol vạch những nguyên tắc tổng quát đó ra để mỗi người tự tìm lấy cách áp dụng vào những trường hợp riêng biệt. Taylor chỉ gốc để ta tìm lấy ngọn. Đồ đệ của hai ông bút chiến trên 10 năm, rồi sau mới chịu nhận rằng tuy hệ thống khác nhau mà phương pháp đều là phương pháp khoa học và môn tổ chức xưởng của Taylor với môn tổ chức quản lí của Fayol bổ túc lẫn nhau, để đưa tới mục đích chung là sản xuất mau hơn, rẻ hơn. Môn tổ chức công việc theo khoa học do sự hỗn hợp lý thuyết của hai ông mà ra.

Sáng kiến của Fayol ở câu này: Trong một xí nghiệp, những nhân viên ở dưới, thừa hành mệnh lệnh của người trên, cần có học chuyên nghiệp, còn người chỉ huy không cần học nhiều mà cần biết cách quản lí hơn. Ông diễn giải ý đó trong phần thứ nhất của cuốn: Quản lí kỹ nghệ và thông thường (Administration industrielle et génerale). Ông phàn nàn rằng trong các trường đại học người ta dạy cho sinh viên đủ các ngành của khoa học mà không hề để ra một giờ dạy cách lựa người, dùng người, chỉ huy người, mà chính người lại quan trọng hơn hết, hơn cả máy móc và phương pháp. Có máy móc, có nguyên liệu mà không có người cũng không làm ra được gì cả. Máy móc tốt, phương pháp hay mà người không hăng hái làm việc thì sản xuất cũng không lớn được.

Những người chỉ huy ngồi phòng giấy, giao thiệp luôn luôn với những người giúp việc, chứ có cần điều khiển máy móc đâu mà bắt họ học kĩ lưỡng những môn ở nhà trường? Biết bao nhà đại doanh nghiệp chỉ biết bốn phép toán: cộng, trừ, nhân, chia, mà quản lí nổi những xí nghiệp rất lớn. Họ cần biết người chứ không cần biết toán.

Ý đó rất xác đáng: các trường đại học đào tạo những nhà chuyên môn chứ không đào tạo những người chỉ huy, những người quản lí. Đó là một thiếu sót trong sự đào tạo nhân tài.

Trong phần thứ nhì quyển Quản lý kỹ nghệ và thông thường ông vạch ra những nguyên tắc quản lí mà ông đã tìm ra được do kinh nghiệm của ông.

Ông chia công việc của một xí nghiệp ra 6 loại:

1. Công việc kỹ thuật (Fonction technique)

2. Công việc tài chính (Fonction financière)

3. Công việc thương mại(Fonction commerciale)

4. Công việc an ninh (Fonction de sécurite)

5. Công việc kế toán (Fonction de comptabilite)

6. Công việc quản lí (Fonction administrave)

Công việc quản lý gồm 5 khoản:

1. Dự tính chương trình làm việc

2. Tổ chức công việc

3. Chỉ huy

4. Phối trí nghĩa là sắp đặt các công việc cho liên lạc với nhau.

5. Kiểm soát xem công việc có làm đúng chương trình, đúng chỉ thị, đúng nguyên tắc không.

3. Sau Taylor và Fayol

Fayol mất năm 1925, và những người tới sau chỉ còn việc mở rộng con đường mà ông và Taylor đã có công vẽ bản đồ, cắm bong tiêu.

Năm 1926, người ta lập ở Paris một Ủy viên hội vạn quốc để nghiên cứu sự tổ chức công việc theo khoa học. Mỗi nước lại lập một Ủy viên hội quốc gia nữa. Ở Pháp Ủy viên hội đó là Comité national de l'Organisation française. Hội có mở một trường dạy môn tổ chức công việc, lấy tên là Ecole d'Organisation scientifique du travail.

Tóm lại Taylor và Fayol đã đặt cơ sở vững chắc cho môn tổ chức theo khoa học. Taylor trong công cuộc tổ chức các xưởng, Fayol trong công cuộc tổ chức ban quản lý. Cả hai đều dùng phương pháp khoa học để tổ chức.

Trong chương sau chúng ta sẽ xét xem phương pháp khoa học đó ra sao.

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tên sách: Tổ chức công việc theo khoa học
  • Tác giả: Nguyễn Hiến Lê
  • Nhà xuất bản Văn hoá Thông tin
  • Ebook: Goldfish (12/05/2012, e-thuvien.com)