Kĩ năng trao đổi

Theo nghiên cứu mới của đại học về các kĩ năng quản lí, trao đổi là vấn đề số một trong hầu hết mọi công ty và cơ quan chính phủ. Đây là điều gây ngạc nhiên lớn, đặc biệt trong kì nguyên thông tin khi mà điện thoại di động, email, tin nhắn là sẵn có cho hầu hết mọi người.

Theo định nghĩa, trao đổi là quá trình được cần tới để đảm bảo chia sẻ thông tin đúng lúc và thích hợp giữa mọi người. Nghiên cứu này làm cuộc điều tra trên 8000 người quản lí để tìm ra người quản lí giỏi nhất đang làm cái gì khác biệt và người quản lí điển hình đang làm gì trong công việc hàng ngày của họ. Nghiên cứu này thấy rằng "người quản lí giỏi nhất" dành nhiều thời gian cho trao đổi hơn người quản lí ít thành công. Trong một số trường hợp họ dành tới 80% thời gian của họ cho trao đổi với công nhân, họ biết cách quản lí luồng thông tin và ra quyết định tương ứng. Nghiên cứu này cũng thấy rằng người quản lí "không thành công lắm" dành nhiều thời gian vào họp hành, đọc giấy tờ hay cái gì đó để giữ cho họ có vẻ bận rộn. Họ hiếm khi ra quyết định và thường không biết điều gì xảy ra bên ngoài khu vực công việc của họ. "Sự "bận rộn" của họ là lớp vỏ che việc thiếu năng lực của họ và nỗi sợ thất bại của họ. Qua thời gian, những người quản lí này tạo ra mạng "quan liêu" trong công ty nơi mọi việc mất thời gian lâu hơn, tiêu tốn nhiều nỗ lực hơn, và hiếm khi đạt tới cái gì có ý nghĩa.

Mọi công ty đều có mục đích và chiều hướng. Nếu công nhân không biết về chiều hướng họ sẽ bị lạc, lẫn lộn và thường tranh cãi với nhau. Không có chiều hướng rõ ràng được trao đổi với họ, công nhân sẽ làm bất kì cái gì họ nghĩ là chiều hướng của công ty. Nhiều người sẽ quyết định chờ đợi, hay không làm gì cho tới khi họ được bảo đích xác điều phải làm. Vì thông tin vẫn còn không rõ ràng từ cấp quản lí, vấn đề sẽ không được giải quyết và không cái gì sẽ được đạt tới.

Người quản lí giỏi nhất biết cách trao đổi chiều hướng rõ ràng và chính xác. Họ thường chắc chắn rằng mọi công nhân hiểu họ và có thể tiến lên trước theo cùng chiều hướng để làm cho công việc được thực hiện. Bên cạnh chiều hướng, người quản lí giỏi nhất biết cách đặt mục đích để cho họ có thể đo được cách công nhân đang làm việc trong việc của họ. Dựa trên hàng trăm cuộc phỏng vấn với những người quản lí thành công, nghiên cứu này thấy rằng phần lớn họ tuân theo một qui tắc đơn giản: “Không trao đổi bởi vì bạn phải trao đổi nhưng bao giờ cũng tìm ra điều người công nhân cần và cung cấp nó nhanh chóng nhất có thể được. Phải chắc người công nhân hiểu nó rõ để cho họ có thể làm cho công việc của họ được thực hiện tương ứng. Bao giờ cũng cho họ đủ thời gian và hỗ trợ để tạo khả năng cho họ hoàn thành nó và đạt tới mục đích của họ. Trao đổi nhiều nhất có thể được trong các cuộc họp tổ để cho mọi người nghe thấy cùng một điều."

Trong hầu hết các dự án phần mềm, trao đổi là bản chất. Nhiều thất bại có thể được qui cho việc thiếu trao đổi giữa những người phát triển, người kiểm thử, người quản lí, người dùng và khách hàng. Người quản lí dự án giỏi bao giờ cũng nhấn mạnh vào luồng thông tin tự do giữa các thành viên tổ, người chủ sản phẩm, người dùng và khách hàng. Họ thường dùng các công cụ cộng tác để chia sẻ thông tin như bảng trắng, wiki, blog, tin nhắn, emails, và điện thoại. Trong cách tiếp cận Agile, có cuộc họp hàng ngày (đôi khi còn gọi là cuộc họp đứng) nơi các thành viên tổ chia sẻ thông tin trên cơ sở hàng ngày.

Phần lớn người làm phần mềm không thích trao đổi với người dùng chừng nào họ chưa hoàn thành xong công việc của họ. Nhiều người sợ rằng họ càng thảo luận nhiều với người dùng, người dùng càng thay đổi tâm trí và thường thay đổi yêu cầu. Tuy nhiên, người quản lí dự án giỏi phải biết cách trao đổi với người dùng. Đó thực sự là quản lí vấn đề xảy ra trong cuộc đời của dự án nơi không cái gì bị che giấu. Loại tính thấy được này cho người dùng thông tin được cần và cùng với người quản lí, họ có thể giải quyết vấn đề hay loại bỏ chướng ngại. Bất kì vấn đề nào nảy sinh trong lập kế hoạch, việc thực hiện phải được theo dõi dấu vết và được giải quyết sớm nhất có thể được. Trong trường hợp đó, dự án sẽ có khả năng thành công hơn.

English version

Full article: Communication skills

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tác phẩm: Lời khuyên cho sinh viên
  • Biên tập: Kipkis.com
  • Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
"Like" us to know more!