Hợp lí hoá phương pháp làm việc

Chương tư: Hợp lí hoá phương pháp làm việc

I. Thế nào là hợp lí hoá?

II. Nghiên cứu cách làm.

III. Nghiên cứu cử động.

1. Ích lợi.

2. 5000 năm nay người ta không biết cách xây tường.

3. Gilbreth trị gia theo phương pháp Taylor.

IV. Những luật về cử động.

V. Tiết điệu của cử động.

1. Tiết điệu là gì? Cử động có tiết điệu không?

2. Bedaux.

I. Thế nào là hợp lí hoá?

Danh từ Hợp lí hoá (rationalisation) mới được thông dụng từ 1926, hồi mà các xí nghiệp ở Âu Mỹ đua nhau dùng phương pháp của Taylor để tăng năng suất lên và hạ giá vốn xuống.

Trên 2000 năm trước, Trung Quốc đã có câu: “Tận tín thư bất như vô thư” (Tin hết ở sách không bằng không có sách). Nhưng người Trung Quốc hình như có tinh thần nô lệ cổ nhân, cho nên sách cổ nhân truyền lại không dám chỉ trích, công việc cổ nhân truyền lại không dám sửa đổi. Vì vậy học thuật của họ trên 2000 năm không tiến, sự sinh hoạt của họ không thay đổi. Nước ta chịu ảnh hưởng của họ, cũng sống trong ao tù của thủ cựu trên 1000 năm. Cái cày của ta bây giờ ra sao thì 1000 năm trước có lẽ cũng vậy. Cách làm ruộng, dệt vải của ta bây giờ ra sao thì 1000 năm trước có lẽ cũng vậy.

Ta không bao giờ thử hỏi: tại sao cổ nhân làm như vậy? Làm như vậy có mất công không? Có phí của không? Có cách nào làm giản tiện hơn không? Biết hỏi những câu đó, bỏ thói quen bắt chước cổ nhân đi, tìm cách làm mỗi việc cho hợp lí là hợp lí hoá.

II. Nghiên cứu cách làm

Bất kỳ trong nghề gì cũng có thợ khéo và thợ vụng. Khi thấy một người thợ vụng, chắc không bao giờ ta hỏi: “Tại sao người đó làm việc không được?” Nếu có hỏi như vậy nữa rồi nghe người ta trả lời: “Tại người đó không biết cách làm”, thì ta cũng vừa lòng về câu đáp đó và quay đi.

Taylor không chịu vừa lòng một cách dễ dàng như vậy. Taylor còn hỏi thêm: “Tại sao người đó không biết cách làm? Và cách làm phải ra sao?” Rồi ông tìm cách làm nghiên cứu kĩ nó, thí nghiệm nó, sau cùng chép ra một tờ chỉ thị đưa cho thợ coi đó mà làm.

III. Nghiên cứu cử động

1. Ích lợi

Trong khi nghiên cứu cách làm, ông chia công việc ra nhiều việc nhỏ, phân tích một cử động ra nhiều cử động nhỏ, bỏ hết những công việc không cần thiết cùng những cử động vô ích cho khỏi mất thì giờ, khỏi phí sức, rồi ông dùng đồng hồ đo xem cử động mất bao nhiêu giây, mỗi công việc mất mấy phút.

Thí dụ dưới đây chỉ cho ta thấy rằng có nhiều cử động mệt nhọc có thể thay bằng những cử động khác được. Một lần Taylor thấy các thợ lấy đất cầm cái xẻng cắm xuống đất rồi lấy sức hai cánh tay đè lên cán xẻng cho xẻng ăn sâu xuống đất. Ông thấy như vậy mau mệt và chỉ cho họ cách đặt cánh tay phải lên trên đùi bên phải rồi đè bằng cả sức nặng của thân họ xuống cái xẻng.

2. 5000 năm nay người ta không biết cách xây tường

Nghề xây tường là một nghề có từ bốn, năm ngàn năm. Cổ nhân đã góp nhặt những kinh nghiệm từ đời này qua đời khác, đã cải thiện nhiều lần phương pháp làm việc. Gilbreth (một đồ đệ của Taylor) hồi đó chưa cầm viên gạch lần nào mà dám có ý nghi ngờ sự hoàn thiện của nghề đó, thật cũng hùng tâm thay!

Ông nhận xét, suy nghĩ và thấy người thợ nề làm mất 18 cử động.

1. Họ cuối xuống để lấy một viên gạch. Như vậy mau mệt. Tại sao có cử động đó? Vô ích. Bỏ nó đi.

2. Họ cúi xuồng để lấy một viên gạch. Như vậy mau mệt. Tại sao không xếp gạch cao ngang tay họ, cho đỡ phải cúi?

3. Tay trái họ lấy một viên gạch, lật nó lại để đặt đứng lên tường.

4. Rồi họ đứng thẳng người lại. Khi đã bỏ được cử động số 2, thì bỏ luôn cử động này nữa.

5. Họ bước một bước tới thùng đựng hồ.

6. Cúi xuống thùng hồ

7. Lấy cái bay xúc hồ.

8. Đứng thẳng người lên, bước trở lại bức tường. Tám cử động đó có thể rút lại còn một cử động thôi nếu ta đặt thùng hồ ở bên tay mặt, đống gạch ở bên tay trái, hai thứ đều ngang tay, đưa tay ra thì lấy được liền. Còn người thợ thì tay mặt cầm bay, tay trái lấy gạch, hai tay cùng làm luôn một lúc.

9. Người thợ quyết hồ lên viên gạch.

10. Đặt viên gạch lên tường.

11. Lấy cái bay gõ gõ vào viên gạch.

Ba cử động đó đều cần thiết.

12. cho tới 17. Người thợ quay lại phía thùng hồ, bước một bước, cúi xuống, lấy một bay hồ, đứng thẳng lên, trở về bức tường. Sáu cử động đó rút lại còn một, khi đã để thùng hồ vừa tay mặt như trên kia.

18. Quyết hồ lên trên tường, cử động này cần thiết.

Vậy trong 18 cử động chỉ còn 5 cử động là cần. Ông bỏ 13 cử động kia đi và làm cho người thợ trước kia chỉ xây được 120 viên gạch mỗi giờ thì nay xây được 350 viên. Gilbreth còn tìm được một cách trộn hồ hơi lỏng để khi đặt viên gạch lên tường tự nó đè xuống lớp hồ, khỏi phải lấy bay gõ gõ nữa, và như vậy rút thêm được cử động thứ 10.

Chắc các bạn sẽ nói: Đành rồi, rút được 13, 14 cử động như vậy thì mau lắm, nhưng phải có người xếp gạch ở bên trái và đổ hồ vào thùng ở bên phải cho mới được. Như vậy ta phải thêm một người nữa. Và muốn cho khỏi cúi, khỏi đứng dậy thí cái giàn trên đó người thợ ngồi xây tường phải cùng lên cao với bức tường.

Gilbreth đã chế tạo được thứ giàn đưa lên đưa xuống rất dễ. Lâu lâu có người vặn nó lên theo với bức tường. Người đó vừa làm công việc ấy vừa xếp gạch, vừa cho hồ vô thùng. Một người giúp việc như vậy không cần phải chuyên môn nên lương ít hơn lương thợ nề. Rút cục phí tổn vẫn nhẹ hơn. Phương pháp đó tức là áp dụng qui tắc thứ nhì của Descartes (chia ra làm nhiều việc dễ).

3. Gilbreth trị gia theo phương pháp Taylor

Gilbreth áp dụng phương pháp Taylor không những trong xưởng mà cả ngay trong gia đình ông, trong sự dạy dỗ các con ông.

Hồi ông chưa vợ, lại thăm gia đình nọ, thấy một người thợ nề đương xây lò sưởi. Ông cùng với chủ nhà đi qua. Ông ngừng lại hỏi han người thợ, cho công việc thợ nề là nhẹ nhàng và dễ. Người thợ bất bình cho rằng ông có vẻ khinh mình. Ông đương bận lễ phục, không ngại ngùng cúi xuống vén tay áo xây thử một viên gạch cho người thợ coi. Ông làm thạo quá, người thợ phải ngạc nhiên.

Ông có 12 đứa con. Khi ông đi đâu về, muốn kêu chúng lại, huýt một tiếng còi rồi cầm đồng hồ lên xem trong 6 giây chúng đã tụ họp đủ chung quanh ông chưa: Ông muốn cho chúng tập thói quen làm việc cho mau không mất thì giờ.

Các con ông phải rửa chén lấy. Ông quay phim khi chúng rửa để xem cử chỉ nào vô ích mà bỏ đi.

Mỗi bữa sáng, đứa nào tắm rửa rồi, dọn giường rồi, làm bài tập nhà trường rồi, đều phải kí vào một cuốn sổ đưa ông coi.

Ông lập một hội nghị gia đình, họp vào buổi chiều thứ 7, để giải quyết các việc vặt. Hội nghị chia ra 3 ủy ban: ủy ban mua bán, ủy ban công chính để chia công việc cho mỗi người và định giờ làm việc cho mỗi việc và ủy ban giám sát để phạt những người làm phí điện, phí nước.

Ông không muốn phí một chút nào hết trong bữa ăn cũng như trong khi tắm. Trong bữa ăn ông bắt các con ông chỉ nói những chuyện có ích thôi và ông chỉ cho chúng cách tính nhẩm. Còn trong khi rửa mặt và tắm, chúng phải nghe những đĩa hát tiếng Pháp và tiếng Đức. Trong những giờ rãnh ông chỉ cho chúng học đánh máy chữ. Ông lại vẽ lên tường những câu ngộ nghĩnh bằng những dấu Moocc gợi óc tò mò của chúng. Một tháng sau chúng không học mà thuộc những dấu đó.

Có người hỏi ông:

- Làm gì mà ông sợ mất thì giò quá như vậy?

Ông đáp:

- Để có thì giờ làm việc nữa, nếu ta muốn làm việc, có thì giờ học thêm nữa, nếu ta muốn học thêm và có thì giờ đánh đáo với con nít nếu ta muốn đánh đáo.

IV. Những luật về cử động

Muốn nghiên cứu cử động để bỏ những cử động vô ích hoặc mau mệt đi, ta phải nhớ những luật sau này:

1. Duỗi một bắp thịt ra thì không mệt. Co nó lại mới mệt. Càng co nhiều càng mệt. Càng co lâu càng mệt nhiều.

2. Co nhanh chừng nào thì mau mệt chừng nấy.

3. Co theo một tốc độ nào đó ta có thể làm được nhiều việc nhất và ít mệt nhất.

4. Công việc làm càng mau thì bắp thịt càng được mau duỗi, nghĩa là mau được nghỉ.

5. Khi làm một công việc nào, nếu ta được lợi về sức nhanh thì mất về sức mạnh, trái lại nếu được lợi về sức mạnh thì mất về sức nhanh. Ví dụ cái dĩa xe máy càng lớn, nhiều răng thì đạp càng nhẹ nhưng xe đi càng chậm. Trái lại, dĩa càng nhỏ, càng ít răng thì ta đạp xe càng nặng nhưng xe đi càng nhanh.

6. Làm nặng quá thì mau mệt, nhẹ quá thì chậm: làm nhanh quá cũng mau mệt. Có một tốc độ lợi nhất và khí cụ cũng có sức nặng hợp cho ta nhất, như cuộc thí nghiệm của Taylor về sức nặng của cái xẻng xúc quặng đã chỉ cho ta thấy ở chương I phần III.

7. Khi mệt phải nghỉ ít nhất là 4 phút. Taylor đã làm tăng sức chở những thỏi gang của một người thợ lên gấp 4 lần, bằng cách chỉ cho họ lúc nào nên đi nhanh, lúc nào nên nghỉ.

Một lần khác, có công việc kiểm soát lại các viên đạn xem viên nào có tật thì bỏ ra, ông cho thợ cứ làm việc 1 giờ 15 phút thì được nghỉ 10 phút. Kết quả là số giờ làm rút xuống được 2 giờ mà việc còn làm mau lên được 2 phần 3 nữa.

V. Tiết điệu của công việc

1. Tiết điệu là gì? Công việc có tiết điệu không?

Tiết điệu là cái nhịp nhanh hay chậm, dài hay ngắn. Một đợt sóng nhô lên, hạ xuống, mỗi lần như vậy tiến được một chút, tới bờ thì lùi ra, đợt sóng sau lại kế tiếp nhau như vậy. Đó là tiết điệu của sóng. Sau ba tháng xuân tới, ba tháng hạ, rồi thu, đông. Hết bốn mùa lại trở lại xuân. Đó là tiết điệu của bốn mùa.

Nhìn cử động của người làm việc như người nhà quê giả gạo, người thợ rèn đập sắt... Ta cũng thấy có một tiết điệu; hoặc đưa cái chày hoặc đưa cái búa lên khỏi đầu, ngừng một chút rồi đập xuống mạnh, ngừng một chút rồi lại đưa lên...

Tiết điệu có 3 nguyên tố: tốc độ (nhanh hay chậm), thời gian (lâu hay mau), cường độ (mạnh hay yếu).

Đầu thế kỷ 19, ông Babbage đã nghiên cứu tiết điệu của công việc tùy theo thời giờ và sức mạnh. Tới cuối thế kỷ đó, ông Binet lại nghiên cứu tiết điệu của chữ viết, tùy theo tốc độ viết. Ông thấy rằng:

- Gạch một đường thẳng hoặc tròn, khi tới giữa đường ta gạch mau hơn ở đầu đường và cuối đường.

- Có sự thay đổi gì bất ngờ thì tốc độ chậm lại.

- Khi viết càng mau thì chữ càng nhỏ đi và càng liền với nhau, nhưng càng thưa ra.

Một người khác nghiệm rằng muốn cho vừa mau vừa ít mệt:

- Bắt đầu cử động mỗi phút 20 lần.

- Bàn tay mặt khi đưa đi đưa lại độ 10 phân thì phải làm 120 lần mỗi phút, nhưng nếu đưa đi đưa lại khoảng 20 phân thì mỗi phút chỉ nên làm 60 lần thôi.

Vật càng lớn thì cử động càng chậm:

- Loài bò co duỗi bắp thịt của nó mỗi phút 70 lần.

- Loài chó mỗi phút 100 lần

- Loài mèo mỗi phút 160 lần

- Loài chuột nhắt mỗi phút 330 lần

- Loài ruồi đập cánh mỗi phút tới 20000 lần

Người cũng vậy, càng mập thì càng chậm.

Suy nghĩ và nói cũng có liên lạc với cử động. Vừa đi vừa suy nghĩ thì ý tới dễ dàng. Đương đi, có điều gì nghi ngờ trong ý nghĩ thì chân cũng tự nhiên ngừng lại. Cho nên Montaigne nói: “Khi tôi ngồi, những ý nghĩ của tôi cũng ngồi” nghĩa là ý không lại nữa, nghĩ không ra nữa. Một thi nhân đời Đường thích ngồi trên lưng ngựa băng qua đồng, núi để tìm ý thơ và khi tìm được một ý nào, chép lại ngay, bỏ vô túi đeo bên mình. Các nhà diễn thuyết, tới đoạn nào hùng hồn, bất giác múa tay, như là họ “suy nghĩ bằng tay”. Mới nói, họ ngập ngừng, lời khô khan, nói được một lúc lời họ trôi chảy và bong bảy, thao thao bất tuyệt. Đó là tiết điệu của tư tưởng.

2. Bedaux

Vì nghiệm thấy vậy, nên nhiều người chỉ trích máy móc là trái với thiên nhiên. Người chế tạo máy nghĩ tới sản xuất cho nhanh, cho nhiều rồi bắt người phải theo tốc độ của nó, tiết điệu của nó. Đó là một sự tủi nhục của loài người: ta chế tạo ra máy để rồi trở lại làm nô lệ cho máy, nó muốn xem ta phải như vậy, bỏ cái tiết điệu của ta mà theo cái tiết điệu của nó. Ta chậm chạp, nó bắt ta phải làm nhanh cho kịp nó; ta mệt nhọc, nó không cho ta nghỉ, lôi kéo ta theo nó.

Taylor chỉ nghĩ tới sự dùng người cho hợp với máy và công việc. Đó là một sự thiếu sót. Đáng lẽ ta phải chế tạo máy cho hợp với người để được đúng luật thiên nhiên. Gần đây Bedaux đã nghĩ vậy, nghiên cứu tiết điệu của cử động tùy theo thì giờ, sự gắng sức và những điều kiện làm việc, để tìm một phương pháp, một tốc độ hợp với mỗi việc, thay đổi tiết điệu của máy cho hợp với tiết điệu của người. So với Taylor ông đã tiến được một bực.

Tôi chưa được đọc sách nào chỉ rõ phương pháp Bedaux ra sao, nhưng trong cuốn L'homme au travail (C.N.O.F) có nói phương pháp đó được áp dụng ở Mỹ trong chiến tranh vừa rồi và nhờ nó mà Mỹ đã sản xuất được một số khí giới thừa thãi, đã cho lính đổ bộ được 345000 tấn khí cụ một cách có thể gọi là dễ dàng không hấp tấp.

Hình như phương pháp đó còn đương nghiên cứu thêm vì cũng trong cuốn L'homme au Travail có nói năm 1945 một vài người đương thí nghiệm để tìm cách:

- Tổ chức công việc cho hợp với tâm lí, sinh lí của loài người.

- Định tốc độ của máy cho hợp vớp tiết điệu của ta.

- Tìm vị trí của người sao cho hợp với mỗi việc (như việc này nên đứng mà làm hay nên ngồi, nên cúi hay nên thẳng người...)

- Định số giờ làm việc và số giờ nghỉ.

- Nghiên cứu ảnh hưởng của tiếng động tới não cân.

- Đó là cả một chân trời xán lạn, cho ta hy vọng một ngày kia loài người sẽ được giải thoát khỏi ách nô lệ của máy móc. Trong khi chờ đợi kết quả, ta nên nhớ rằng: cơ thể của ta có tiết điệu riêng, đừng nên làm trái nó.

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tên sách: Tổ chức công việc theo khoa học
  • Tác giả: Nguyễn Hiến Lê
  • Nhà xuất bản Văn hoá Thông tin
  • Ebook: Goldfish (12/05/2012, e-thuvien.com)