Giải thoát cuộc sống của bạn khỏi chủ nghĩa hoàn hảo

Bí quyết 11: Giải thoát cuộc sống của bạn khỏi chủ nghĩa hoàn hảo
Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-119.jpg

“Chỉ khi nào tôi trở nên thon thả hơn, đẹp hơn, giàu hơn, thông minh hơn, thì tôi mới hạnh phúc hơn được” là giấc mơ và là nỗi thất vọng của không ít người. Điều này đã được Enid Howarth và Jan Tras[1] ở Albuquerque[2] khám phá ra. Cả hai nhà tư vấn này đều cho biết rằng ước mơ về một cuộc sống hoàn hảo là một ảo tưởng hết sức nguy hiểm. Họ khuyên tốt hơn hết là ta hãy tiến đến một cuộc sống tuy không hoàn hảo, nhưng hạnh phúc và thư thái.

Cuộc sống có những chỗ không được như ý, những khuyết điểm, những góc tối và những thời điểm cam go. Chỉ những ai chấp nhận được thực tế này và tìm cách hòa hợp với nó nhất thì mới có thể có được một cuộc sống viên mãn, trọn vẹn.

Dù cuộc sống cũng có nhiều hoạt động mà nếu mắc sai sót, ta phải trả giá rất đắt, chẳng hạn: lái xe, băng qua đường, sử dụng thuốc. Nhưng thực tế, cuộc sống không phải chỉ có những việc như thế. Nghiên cứu của Đại học New Mexico đã cho thấy rằng sự kỹ lưỡng quá mức không chỉ khiến cho nhiều người phát bệnh mà nó còn gây ra tổn hại không nhỏ về kinh tế. Những ai biết dung hợp giữa sự bừa bộn và sự hoàn hảo sẽ sống một cuộc đời đơn giản hơn, hạnh phúc hơn và cũng tiết kiệm được nhiều tiền hơn.

Nguyên tắc “Tốt hơn là ngay lập tức”

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-120.jpg

Nguyên tắc này có thể được chứng minh rất rõ ràng trong tình huống phổ biến sau đây: Bạn nhìn thấy một đám bụi bẩn bám ở góc phòng. Phản ứng 1: Bạn thở dài và nghĩ rằng đã đến lúc tổng vệ sinh cho căn nhà; nhưng bạn vẫn để yên đống bụi ở đấy vì cho rằng nó cũng chỉ là “một giọt nước trong đại dương” mà thôi.Phản ứng 2: Bạn dọn dẹp ngay đám bụi bẩn ấy đi.

Phản ứng 1 là phản ứng của sự cầu toàn. Thật ra, có thể đó chính là giải pháp tốt nhất bởi vì nếu có bụi bẩn ở đây thì có nghĩa những chỗ khác cũng sẽ có bụi bẩn. Nhưng thông thường, hành động hoàn hảo mà bạn lên kế hoạch đó sẽ khó diễn ra sớm nên đống bụi bẩn ấy vẫn không được giải quyết.

Phản ứng 2 là giải pháp đơn giản và thiết thực. Nó có hai ưu điểm hấp dẫn: đám bụi bẩn được giải quyết ngay lập tức và giúp cho công việc tổng vệ sinh sau này của bạn được nhẹ nhàng hơn.

Khi tham gia huấn luyện cho các nhà quản lý về chất lượng tổng quát, cố vấn kinh doanh người Thụy Sĩ - Samuel Brunner - đã nhấn mạnh: “Chỉ tốt đủ mức cần thiết” và không cần tốt hơn như thế. Thoát khỏi chủ nghĩa hoàn hảo yêu cầu phải có lòng can đảm để bỏ qua lỗ hổng và để ứng biến.

Người mắc sai lầm sẽ trở thành người thắng cuộc

Một quan điểm khác đã đóng góp cho sự phát triển của chủ nghĩa cầu toàn và được nhiều người tiếp thu: “Nếu tôi không làm mọi việc đúng đắn một cách tuyệt đối thì tôi là kẻ thất bại”. Tuy nhiên, các phát minh vĩ đại nhất lại chính là kết quả của rất nhiều lần thí nghiệm thất bại kèm theo ý chí và khát khao thành công không mỏi mệt của các nhà khoa học. Sai lầm chính là cơ hội để ta học hỏi và làm việc tốt hơn vào lần sau.

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-121.jpg

Lời khuyên đơn giản hóa : Hãy học cách trân trọng những sai lầm của bản thân. Hãy quan sát người khác: Sai lầm của họ thường chính là những điều thú vị nhất về họ.

Hãy tự nhủ với bản thân: “Những sai lầm của tôi khiến tôi trở nên độc đáo và có giá trị”. Hãy đứng trước gương, nhìn vào chính mình với lòng kiêu hãnh tỏa sáng và nói thật to:

“Tôi đứng vững trên những lỗi lầm của mình”. Chẳng hạn, bạn có thể viết những bản báo cáo rất hay nhưng chẳng bao giờ nộp đúng hạn cả. Bạn có thể là một nhà tổ chức đặc biệt giỏi nhưng lại ôm đồm quá nhiều việc. Bạn làm việc với sự kiên trì hiếm có nhưng đôi khi công việc ấy thật ra chẳng đáng để bạn bỏ công.

Hãy tỏ lòng biết ơn đối với những người đã bỏ qua cho lỗi lầm của bạn. Hãy chấp nhận sự không hoàn hảo của mình. Các bài tập sau đây có thể giúp bạn phá vỡ chủ nghĩa cầu toàn quá mức.

Danh sách 14 điều. Nếu bạn cảm thấy mình là kẻ thất bại, hãy lập một danh sách gồm 14 điều mà bạn đã làm trong ngày hôm nay. Bạn đã pha được một bình cà phê ngon tuyệt, bạn đi xuống cầu thang mà không bị vấp té, bạn lái xe mà không gây ra tai nạn, bạn đã học được chương trình xử lý văn bản trên máy vi tính…

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-122.jpg

Lướt qua các hình ảnh. Mỗi ngày, bạn hãy chụp một bộ ảnh về những khoảnh khắc đẹp trong đầu mình, một tác phẩm thành công, một lời khen ngợi… và hãy ngắm lại những hình ảnh tưởng tượng ấy vào buổi tối, khi bạn đang thư giãn trong bồn tắm hoặc đang nằm trên giường ngủ.

Hãy kể về những việc hư hại. Hãy tận hưởng những lỗi lầm của mình. Hãy nói với người khác về các lỗi lầm ấy bằng cách đưa nó vào những câu chuyện vui vẻ. Nhiều người thích lắng nghe việc người khác đã làm mọi thứ rối rắm như thế nào. Nỗi bất hạnh của ngày hôm nay sẽ trở thành chuyện thường tình vào ngày mai! Hãy thử áp dụng cách làm này. Không những không đánh mất lòng tự trọng của mình mà bạn còn nhận được tình yêu thương của mọi người.

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-123.jpg

Ngày “không hoàn hảo nhưng hạnh phúc”. Hãy cho phép bản thân có những khoảnh khắc không hoàn hảo, hoặc thậm chí hãy cố tình tạo ra một ngày không hoàn hảo.

Hãy mặc một bộ quần áo không phù hợp hoặc đi làm với cái quần chưa ủi.

Hãy tìm kiếm sự giúp đỡ. Khi được hỏi việc gì đấy, hãy trả lời: “Tôi không biết”. Hãy gọi điện thoại nhầm số và nói: “Xin lỗi!”.

Những ngày thất bại có chủ ý như thế sẽ giúp tiềm thức của bạn được thư giãn và hình thành nên ý nghĩ rằng mỗi này đều phải tiến bộ hơn. Nhưng thật ra bạn không cần phải như thế! Hãy bắt đầu trân trọng những nhịp đập thong dong của trái tim mình cùng vòng quay bình thường của cuộc sống.

Không phải mọi thứ đều có thể

“Hoàn hảo là điều có thể đạt được” là câu nói hoang đường trong xã hội ngày nay nhưng lại ghim sâu vào tiềm thức của chúng ta qua các mẩu quảng cáo: căn nhà hoàn hảo, cơ thể hoàn hảo, kế hoạch tài chính hoàn chỉnh cho những năm vàng son.

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-124.jpg

Tuy nhiên, trên thực tế, sự hoàn hảo là hiếm khi xảy ra và thường có được là nhờ may mắn. Thậm chí, ngay cả những hệ thống được cho là hoàn hảo (chẳng hạn như các phương tiện vận chuyển trong không gian) cũng không hoạt động tốt 100%. Các hệ thống ấy chỉ hoạt động (gần như) hoàn hảo bởi vì chúng đều rất phức tạp, có cấu trúc rườm rà - các nhà thiết kế đã sẵn sàng cho mỗi chức năng không hoàn hảo.

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-125.jpg

Các nhà sản xuất xe hơi cho biết có nhiều người mua xe mới muốn đổi toàn bộ các bộ phận hoặc thậm chí là cả chiếc xe chỉ vì một vài sai sót rất nhỏ. Nhiều người cũng kỳ vọng sự hoàn hảo tuyệt đối như thế đối với bản thân mình. Họ mang theo trong nội tâm sự phán xét tàn nhẫn. Tiếng nói ấy tác động lớn đến họ mỗi khi họ đi ngủ, thức giấc hay lúc họ phạm sai lầm: “Đáng ra ngươi phải làm tốt hơn”; “Ngươi có thể làm tốt hơn” hoặc “Thật đáng xấu hổ!”.

Giải pháp đơn giản hóa : Đừng cố gắng trở nên hoàn hảo. Thay vào đó, hãy thật bản lĩnh và độc đáo. Hãy giải phóng bản thân để đến với sự bình thường thoải mái nhất.

Dù ít dù nhiều thì bạn cũng đã chung sống cùng lỗi lầm của người khác. Vậy thì hãy cao thượng với bản thân bạn. Hãy vặn nhỏ âm lượng của những lời phán xét trong nội tâm mình. Hãy bảo với nó rằng: “Tôi có thể nghe thấy anh rồi; anh không cần phải hét lên đâu”.

Hãy tưởng tượng sự phán xét trong bạn là một con người thật. Hãy vẽ một bức phác họa, hay nặn một bức tượng bằng đất sét về nó. Hãy nhìn vào đó để xem sự phán xét xấu xí đến mức nào. Sau đó, hãy dành cho sự phán xét của bạn vị trí xứng đáng với nó: đặt nó vào một chiếc hộp đựng đồ cũ hoặc vứt nó xuống nhà kho. Bạn không thể giết chết hoặc bịt miệng sự phán xét trong nội tâm mình nhưng bạn cần cho thấy rằng nó không phải là ông chủ của cuộc đời bạn.

Hãy nghĩ ra những câu nói hài hước để mô tả về bản thân mình. Và đây là một số gợi ý: “Tôi là người có năng lực, dễ thương, thông minh; và tôi là người không hoàn hảo”; “Các giai đoạn phát triển của cuộc đời tôi: hoàn hảo, đã từng hoàn hảo, không hoàn hảo”; “Tôi không hoàn hảo và tôi thành công với sự không hoàn hảo ấy mà chẳng cần phải cố gắng gì”; “Tôi không hoàn hảo - đó là bản chất con người tôi”…

Bạn có giá trị hơn nhiều so với những gì bạn làm được

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-126.jpg

“Bạn chính là những gì mà bạn gặt hái được” là niềm tin của rất nhiều nhà huấn luyện - một sự thật không hoàn toàn đúng và rất nguy hiểm. Đương nhiên, những người năng động và có trách nhiệm với bản thân sẽ có cảm nhận về cá nhân và về xã hội mạnh mẽ hơn những người sống thụ động.

Nhưng nếu định nghĩa về bản thân bằng những gì mình đã làm thì ta đã không để cho bản thân và những người xung quanh có cơ hội thưởng thức nét cá tính của mình. Trên con đường đơn giản hóa, bạn sẽ liên tục nhìn thấy những dấu hiệu chứng tỏ rằng: “Bạn có giá trị hơn nhiều so với những gì bạn làm được”.

Nếu công việc chiếm toàn bộ thời gian của bạn thì có nghĩa là bạn chưa biết cân bằng cuộc sống của mình. Hãy dùng bài kiểm tra nhỏ sau đây để xét xem liệu bạn có bị đẩy đi quá xa trạng thái cân bằng trong cuộc sống hay không. Bạn chỉ hạnh phúc khi dâng hiến bản thân một cách thích hợp cho tất cả các lĩnh vực của cuộc sống.

Bài kiểm tra

Hãy chọn những câu đúng với bạn:

  • Tôi luôn bận rộn.
  • Đôi khi tôi làm việc quá sức.
  • Buồn chán: Tôi chẳng hề có khái niệm về nó.
  • Kiệt sức làm ảnh hưởng đến tâm trạng của tôi.
  • Thời khóa biểu của tôi luôn kín mít và tôi không thể để xảy ra bất kỳ sai sót nào.
  • Tôi thường bị đau ở cổ, vai và lưng.
  • Tôi thường kinh ngạc về tốc độ làm việc nhanh chóng của mình.
  • Tôi thích cảm giác an toàn về tài chính.

Nếu bạn chọn nhiều hơn một câu trong những câu trên thì có thể là bạn đang quá tin tưởng những gì mình có thể làm được: đặt mục tiêu thật cao, phấn đấu với quyết tâm bền bỉ, kiếm thêm thật nhiều tiền.

Giải pháp đơn giản hóa: Khi sắp xếp cuộc sống của mình, hãy bao gồm cả cơ thể của bạn, mối quan hệ với những người xung quanh; tìm kiếm ý nghĩa của cuộc sống cùng với niềm vui, động lực làm việc và gặt hái thành công. Thi thoảng, hãy vượt ra khỏi những luật lệ khắt khe của chính mình. Hãy làm một việc gì đấy khiến bạn thật hạnh phúc. Hãy cố tình dành thời gian cho những việc không tạo ra tiền bạc hoặc danh vọng mà chỉ đơn thuần vì niềm vui. Hãy lắng nghe người thân, bạn bè và bản thân đồng thời hãy đáp ứng những mong muốn của họ.

Hạ thấp giới hạn chịu đựng căng thẳng của bạn

“Tôi có khả năng đối phó với sự căng thẳng” được xem là một lời phát biểu tích cực trong thế giới công việc.

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-127.jpg

Những người có thể đương đầu với áp lực mà vẫn giữ được bình tĩnh luôn được xem là những tấm gương sáng. Hầu hết sách báo và các buổi hội thảo về chủ đề kiểm soát chứng căng thẳng đều dạy ta phương pháp để nâng cao giới hạn chịu đựng căng thẳng của bản thân. Trong khi đó, con đường đơn giản hóa thì đi theo hướng ngược lại: Hãy ủng hộ sự yếu đuối của bạn.

Có một quy luật tự nhiên trong lĩnh vực tâm lý học, tương tự như trong vật lý học: Mức độ căng thẳng mà bạn đã chịu đựng tương ứng với khả năng đương đầu với sự căng thẳng của bạn. Những ai có thể giải quyết chứng căng thẳng (và công khai tuyên bố điều đó) sẽ có thêm nhiều căng thẳng để giải quyết, cho đến ngày bị suy sụp hoàn toàn.

Hãy thận trọng lưu tâm đến các dấu hiệu cho thấy bạn đang bị căng thẳng vượt quá khả năng chịu đựng của mình. Vì những tín hiệu này có thể đến từ nhiều khía cạnh khác nhau của cuộc sống, nên có thể bạn sẽ không nhận ra mối liên hệ ngay từ đầu. Bạn bị ốm (có vấn về về tim, dạ dày, hoặc lưng). Khi cuộc sống hôn nhân của bạn gặp rắc rối, việc ly hôn có thể sẽ xảy ra và ảnh hưởng đến các con bạn. Khi tâm trạng u uất, bạn tìm kiếm lối thoát trong rượu, ma túy và các chất gây nghiện khác.

Hãy cho phép bản thân được yếu đuối

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-128.jpg

Nếu bạn có bất cứ dấu hiêu nào trong những triệu chứng vừa nêu, hãy thay đổi cách sống của mình và hãy thôi khoan dung đối với các chứng căng thẳng. Hãy thẳng thắn nói rằng: “Tôi không thể xoay xở được việc ấy”, ngay cả khi bạn có thể làm được bằng cách tập trung mọi nguồn lực của mình, như cách bạn đã từng làm trong quá khứ. Hãy cởi mở khi nói về các vấn đề của mình và tìm kiếm người giúp đỡ. Hãy cho phép bản thân được nghỉ ngơi, giống như khi bạn bị bệnh. Trong trường hợp thật sự cần thiết, hãy đánh cắp thời gian cho bản thân. Hãy rời văn phòng sớm hơn. Hãy đi dạo một vòng trên đường về nhà. Hãy dành thời gian để ở một mình và giữ khoảng cách với những căng thẳng trong công việc cũng như những khó khăn riêng tư.

Đừng tiếp tục thực hiện mọi yêu cầu của những người xung quanh. Khi đó, bạn sẽ nhận ra rằng hệ quả của việc này chẳng hề nghiêm trọng như bạn lo nghĩ mà thậm chí, người bạn đời của bạn còn thấy bạn đáng yêu hơn trước rất nhiều. Khi thoát khỏi áp lực, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn đồng thời nhận ra mình đã tiến thêm một bước trên con đường đến với bản chất của cuộc sống, không phải qua những điểm mạnh mà chính là nhờ những điểm yếu của mình.

Đơn giản hóanhững thủ tục cũ

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-129.jpg

Trong mọi công ty và tổ chức đều có những thủ tục đã được thiết lập từ rất lâu mà không ai còn thắc mắc về chúng nữa.

“Chúng ta luôn làm thế” là câu trả lời cho tất cả những thắc mắc có liên quan đến vấn đề này. Phản ứng của bạn đối với câu trả lời này sẽ là mối quan tâm chính trong các công ty có tính cầu tiến: “Chúng ta có thể làm gì để nó trở nên đơn giản hơn?”. Hãy xét đến một vài trường hợp sau đây.

Bản kê trực tiếp thay vì các biên bản

Thật khó tin rằng có nhiều cuộc họp mà sau khi kết thúc, người ghi biên bản phải đánh máy lại biên bản viết tay của mình và gửi chúng đến các thành viên tham gia. Có những cụm từ hoa mỹ như: “Chủ tọa đã nhấn mạnh sự thật rằng…”. Thậm chí trong những mẫu biên bản cũ cứng nhắc còn có cả mục: “Phê chuẩn các biên bản trước”. Việc ghi biên bản theo cách này rất tốn thời gian, gây lãng phí năng suất lao động và nó thật sự chỉ có hiệu quả trong những cuộc họp quốc hội.

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-130.jpg

Lời khuyên đơn giản hóa: Người thư ký phải có trách nhiệm ghi rõ ràng các kết quả được thông qua trong cuộc họp theo cách: “Ai? Việc gì? Vào lúc nào?”. Cuối cuộc họp, người thư ký sẽ đọc to bản ghi chú ấy (Việc này sẽ thay thế cho việc “phê chuẩn biên bản” rất tốn thời gian, công sức), sau đó người ấy sẽ sao chúng ra và phát cho tất cả mọi người tham gia cuộc họp. Vào kỳ họp tới, những người tham dự sẽ dùng “bản ghi chú trực tiếp” ấy để kiểm tra xem liệu tất cả các nhiệm vụ đã được thực hiện chưa.

Hãy liên lạc trực tiếp thay vì thông qua người trực tổng đài

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-131.jpg

Thông thường, địa chỉ của các công ty sẽ in số điện thoại đường dây chính. Có thể xem đây là dấu hiệu cho thấy cách làm việc thiếu hiệu quả. Nếu tất cả mọi người muốn liên hệ công việc đều gọi vào một đường dây thì điều đó sẽ gây ra sự tắc nghẽn và lãng phí thời gian của cả người gọi lẫn nhân viên trong công ty.

Phương pháp đơn giản hóa: Hãy ghi số máy nhánh của bạn thật to, rõ trên đầu đề của các mẫu thư mà bạn sử dụng. Nếu bạn thường xuyên thay đổi vị trí trong quá trình làm việc thì hãy điện lại cho những số máy đã gọi nhưng bạn không nghe máy được. Cách làm này mang lại hiệu quả cao hơn so với việc chờ nhân viên lễ tân chuyển cuộc gọi giùm bạn: Theo thống kê, nhân viên lễ tân chỉ chuyển thành công cho khoảng 20% cuộc gọi trong tất cả các trường hợp. Nếu bạn không thể trả lời được thì hãy sử dụng hộp thư thoại hoặc chuyển cuộc gọi sang máy trả lời tự động. Cách làm này cũng mang lại hiệu quả thiết thực hơn so với việc nhờ ai đó ghi lại lời nhắn giùm bạn.

Bên cạnh đó, hãy giảm thiểu các cuộc điện thoại hỏi thông tin chung chung bằng cách ghi các số máy nhánh của những người phụ trách có liên quan lên các tờ quảng cáo hoặc catalog của công ty.

“Nhóm chuyên gia” thay vì “Ủy ban cố vấn” hoặc “Các cuộc họp”

Tên tuổi lừng lẫy của các thành viên trong các Ủy ban cố vấn cũng góp phần tạo nên danh tiếng cho công ty. Việc triệu tập họ thường xuyên sẽ gây tốn kém về mặt thời gian và tiền bạc cho tất cả các bên có liên quan. Một vài vị đưa ra những gợi ý có giá trị trong khi nhiều người khác tham dự chỉ nhấm nháp cà phê mà thôi. Điều này cũng xảy ra tương tự trong các ban hội danh dự hoặc ủy ban câu lạc bộ. Một quy luật phổ biến là các cuộc họp được tổ chức quá thường xuyên.

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-132.jpg

Phương pháp đơn giản hóa: Hãy mời các chuyên gia có thể giúp đỡ bạn tham dự một buổi họp chuyên sâu để họ hiểu hơn về công ty của bạn cũng như các nhân viên trong công ty. Sau đó, bạn không nên thường xuyên tổ chức các cuộc họp mà hãy để cho các cá nhân có trách nhiệm trong công ty trực tiếp liên hệ với các vị cố vấn tương ứng. Việc liên lạc này có thể thực hiện bằng điện thoại, thư điện tử, fax hoặc các cuộc gặp riêng. Chỉ tham khảo ý kiến những ai có thể giúp đỡ công ty bạn thật sự.

Cách làm này tốt hơn cho cả đôi bên. Tên tuổi lừng lẫy của các vị cố vấn có thể tự tin xuất hiện trên các đầu đề thư hoặc các tờ quảng cáo bởi giờ đây, họ đã làm được việc mà người ta trông chờ ở họ - cho lời khuyên.

Thanh toán chi phí công tác theo mức khoán thay vì dựa trên bản kê khai chi phí

Hiếm có chủ đề nào lại có thể gây căng thẳng và sửng sốt như các bản kê khai chi phí của những chuyến công tác. Các nhân viên kế toán nghi ngờ rằng những người đi công tác đã sử dụng chuyến đi đó để vui chơi và làm lợi cho mình trong khi những người đi công tác lại cảm thấy mình bị trừng phạt gấp đôi: vừa phải xa gia đình vừa tạm thời bị cháy túi.

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-133.jpg

Phương pháp đơn giản hóa: Hãy thanh toán chi phí các chuyến công tác dưới hình thức khoán dựa trên mức chi trả thông dụng. Việc này giúp tiết kiệm được công đoạn kê khai tính toán rất tốn thời gian đối với người đi công tác cũng như các nhân viên kế toán. Người đi công tác sẽ có khuynh hướng tìm đến các khách sạn có giá cả hợp lý hoặc đón xe buýt để đến sân bay thay vì đi xe taxi để có thể bỏ túi khoản tiền tiết kiệm được.

Sử dụng bảng thông báo thay vì luân chuyển thông báo từ phòng này sang phòng khác hoặc dùng thư điện tử

Những thông tin dành cho tất cả mọi người trong công ty (chẳng hạn như bãi đỗ xe đóng cửa để sửa chữa) đôi khi được truyền đi bằng cách luân chuyển các văn bản từ phòng này sang phòng khác hoặc được gửi qua email. Các văn bản có thể bị kẹt lại ở một cá nhân nào đấy trong khi email thường bị bỏ sót.

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-134.jpg

Lời khuyên đơn giản hóa: Sự khác biệt của các công ty được tổ chức tốt nằm ở chỗ: Bảng thông báo của họ được đặt ở nơi mà tất cả các nhân viên trong công ty đều đi ngang qua và dễ trông thấy nhất. Hãy trang trí các thông báo mới bằng một biểu tượng hay một màu sắc thật khác biệt. Đừng để ý đến những ý kiến rằng: “Chẳng ai nhìn đến thứ ấy đâu”. Sau một thời gian, các nhân viên trong công ty sẽ làm quen với việc nhìn qua bảng thông báo ấy mỗi ngày - với điều kiện là các thông báo phải được dỡ bỏ ngay khi chúng đã trở nên lỗi thời.

Hạn chế các cuộc họp

Các cuộc họp thường được diễn ra kèm theo rất nhiều thói quen thiếu lành mạnh: cà phê, bánh ngọt, ngồi một chỗ xung quanh chiếc bàn. Trong trường hợp người chủ công ty nghiện thuốc lá thì cả căn phòng sẽ ngập trong khói thuốc.

Phương pháp đơn giản hóa: Hãy cố gắng thảo luận ở bên ngoài phòng họp. Nếu nhóm liên quan chỉ có từ năm người trở xuống, các bạn có thể vừa đi vừa bàn bạc. Ngày trước, Socrates[3] vẫn thường đi dạo với các môn đệ của mình trong những buổi thuyết giảng và bằng cách đó, ông đã đưa ra những ý kiến hay nhất.

Mở rộng chân trời thời gian của mình

Có thể bạn có một cuốn lịch ghi chú các cuộc hẹn, một thiết bị lên kế hoạch làm việc hoặc một máy PDA[4] hỗ trợ cho công việc hằng ngày của mình. Bạn lên danh sách những việc cần làm cũng như kế hoạch cho các hoạt động cụ thể ấy. Nhưng rồi những việc nằm ngoài kế hoạch xuất hiện và làm thay đổi kế hoạch của bạn. Đến cuối ngày, bạn đối diện với một núi công việc chưa được giải quyết. Việc quản lý thời gian nhằm mục đích có được cuộc sống hạnh phúc và thư giãn. Thế nhưng thông thường, nó trở thành nguồn gốc của mọi căng thẳng và bất hạnh. Hãy cho bản thân mình một đặc ân và suy ngẫm lại những chuyện đã xảy ra. Hãy tìm cách kiểm soát việc lên kế hoạch của bạn. Thay vì nói với bản thân rằng: “Tôi phải giải quyết được công việc quan trọng này trong ngày hôm nay”, hãy nói: “Tôi cần tìm một ngày thích hợp cho công việc quan trọng này”.

Điều này sẽ tạo nên sự khác biệt. Khi đó, bạn sẽ không phải tuyệt đối tuân theo cuốn lịch ghi chú các cuộc hẹn mà sẽ tự do hành động. Bạn chuyển từ phản ứng sang hành động. Thay vì bị trói buộc, bạn sẽ kiểm soát được các nhiệm vụ của mình.

Hãy lên kế hoạch cho một tuần cơ bản

Kipkis.com-Bi-quyet-don-gian-hoa-cuoc-song-135.jpg

Trên thực tế, phương pháp quản lý thời gian năng động có hiệu quả nhất là khi bạn ngừng kết hợp danh sách những việc cần làm với thời gian biểu hàng ngày của mình. Hầu hết các hệ thống quản lý thời gian đều có danh sách những việc cần làm đặc biệt nhưng không quá cấp bách. Nếu bỏ chúng ra khỏi danh sách, bạn có thể nhìn thấy ngay những nhiệm vụ quan trọng song song với thời gian biểu của mình. Trong các thiết bị quản lý thời gian bằng điện tử, danh sách những việc cần làm thường được tổ chức một cách độc lập. Giờ đây, bạn hoàn toàn quyết định được công việc nào sẽ đảm nhiệm trong ngày. Bạn sẽ chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục trong danh sách này.

Bạn mới là sếp, chứ không phải cuốn lịch của bạn! Đây chỉ là một khác biệt nhỏ về cách làm việc nhưng nó có thể trở thành một cuộc cách mạng đối với việc quản lý thời gian của bạn. Ban đầu, bạn hãy liệt kê mọi công việc cần làm trong một tuần. Đừng nản lòng nếu các công việc ấy phải kéo dài sang tuần sau mới hoàn thành. Bạn chính là ông chủ của thời gian của bạn!

Thật tốt nếu bạn có thể trang trọng loại bỏ những công việc đã được hoàn thành ra khỏi danh sách của mình và tận hưởng cảm giác tuyệt vời của việc hoàn thành được một việc gì đấy.

Hãy thiết lập những mục tiêu lớn cho bản thân Khi đã quen với cách làm việc mới, bạn có thể đề ra những kế hoạch và tầm nhìn lớn hơn trong danh sách những việc cần làm và kết hợp chúng với các hoạt động của một ngày cụ thể. Bằng cách đó, bạn sẽ liên tục để mắt đến những kế hoạch và mục tiêu lớn. Bạn sẽ không còn bị chìm ngập trong những công việc vụn vặt của cuộc sống thường nhật. Hãy nghĩ rằng: Mục tiêu nhỏ thì thành công nhỏ, mục tiêu lớn thì thành công lớn!

Nếu cứ tiếp tục làm những công việc đang làm, bạn sẽ không bao giờ gặt hái được thành công lớn hơn cả.

Chú thích

  1. Enid Howarth và Jan Tras: Hai học giả, đồng tác giả cuốn sách “The Joy of Imperfection'.
  2. Albuquerque: Một thành phố ở trung tâm tiểu bang New Mexico, Hoa Kỳ.
  3. Socrates: Triết gia người Hy Lạp cổ đại, được mệnh danh là bậc thầy về truy vấn.
  4. PDA (Personal digital assistant): Còn được gọi là một máy tính thu nhỏ, một thiết bị di động có chức năng như là một trình quản lý thông tin cá nhân và có khả năng kết nối internet.

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tác phẩm: Bí quyết đơn giản hóa cuộc sống
  • Tác giả: Werner Tiki Kustenmacher, Lothar J. Seiwert
  • Nhà xuất bản trẻ
  • Nguồn: TVE-4U
"Like" us to know more!