Dự trữ

Chương chín: Dự trữ

I. Không biết dự trữ thì hại ra sao?

II. Đồ biểu răng cưa

III. Phương pháp dự trữ.

1. Số dự trữ tối thiểu

2. Số dự trữ phòng xa

3. Số dự trữ tối đa

4. Luật dự trữ

5. Số dự trữ tổng cộng.

I. Không biết dự trữ thì hại ra sao?

Vấn đề dự trữ nguyên liệu và hoá vật là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp thường ít để ý tới.

- Nhiều khách hàng lại hỏi mua một món hàng, nếu không trữ sẵn khách đi tới tiệm khác ta mất mối khách hàng.

- Một hãng buôn lớn đặt làm một món hàng, nếu ta không có sẵn nguyên liệu, phải đi kiếm đầu này đầu nọ, món hàng giao không đúng kì, hãng buôn không vui lòng. Trong khi đi kiếm nguyên liệu như vậy, gặp lúc giá đắt, ta phải trả giá đắt. Có khi người thấy ta cần gấp, lại bắt chẹt ta nữa.

- Nếu không trữ sẵn nguyên liệu, có khi đương chế tạo mà thiếu, phải để cho thợ ngồi không, để máy nghỉ, tốn tiền cho ta nhiều.

- Trái lại, nếu trữ nhiều nguyên liệu quá, tức là bỏ ra một số vốn nằm không như vậy thiệt cho ta vì số vốn đó có thể dùng vào việc khác sinh lợi được. Nếu số vốn đó phải đi vay, tất nhiên ta phải chịu lời trong khi để nó nằm không.

- Vả lại, nhiều khi một món hàng có thể xuống giá được, nếu chứa nhiều thứ hàng đó quá, tất nhiên thiệt.

II. Biểu đồ răng cưa

Muốn tránh những sự bất lợi đó, phải định hướng trước một kì hạn là bao lâu, hết kì hạn đó phải xem lại số vật phẩm chứa trong kho nhiều quá hay không đủ. Kỳ hạn đó thường là một tháng.

Công việc thứ nhì là phải vẽ một biểu đồ số vật phẩm dự trữ.

Kipkis.com-To-chuc-cong-viec-theo-khoa-hoc-15.jpg

Thí dụ hãng ta bán dầu dừa và kỳ gian xét lại số dầu dự trữ là một tháng.

- Trên đường ngang OT (coi hình trên) ta ghi những tháng giêng, hai, ba, tư... Trên đường dọc OY ghi số thùng dầu còn trong kho: 1000 thùng, 2000 thùng, 3000 thùng... Ngày mùng một tháng giêng ở trong kho có 3700 thùng, ta chấm một điểm ở a. Tới mùng một tháng 2, đã bán được 1200 thùng, còn 2500 thùng, ta chấm điểm b ngay chữ H (Tháng 2) thẳng lên. Nhưng cũng hôm đó mua vô (hoặc chế tạo) được 700 thùng, thành thử số dự trữ là 2500 + 700 = 3200 thùng. Ta chấm điểm e, gạch những đường ab, ac, bc.

- Tới mùng một tháng 3, còn 2400 thùng ta chấm điểm d. Nhưng hôm đó, mua thêm được 1.100 thùng, công là: 2400 + 1100 = 3500, ta chấm điểm e, rồi lại gạch những đường cd, ce, de. Mấy tháng sau cũng làm như vậy. Ta được hình tam giác abc, cde, efg.... Ta gạch xéo những hình tam giác đó, được một đồ biểu tựa như răng cưa, cho nên đồ biểu gọi là đồ biểu răng cưa.

Bạn nhận thấy rằng những điều thấp nhất của những răng cưa đó đều trên một đường OT. Đường này đi ngang con số 2000. Vậy số dầu dự trữ nhiều quá, lúc nào cũng trên 2000 thùng. Có thể rút bớt 2000 thùng mà không sợ thiếu dầu bán.

Khi dự trữ quá nhiều như vậy thì thiệt mất bao nhiêu? Ví dụ mỗi thùng dầu giá 50 đ cho dễ tính. 2000 thùng giá: 50 đ x 2000 = 100.000 đ. Nếu tiền lời là mười phân một năm, thì 100.000 đ một năm lời:

Kipkis.com-To-chuc-cong-viec-theo-khoa-hoc-16.jpg

Vậy mỗi năm ta chịu 10.000 đ lời một cách vô ích.

III. Phương pháp dự trữ

1. Số dự trữ tối thiểu

Nhưng làm sao tính được tới một ngày nào đó (mùng một tháng 8 chẳng hạn) phải mua thêm bao nhiêu thùng dầu để dự trữ?

Ta thí dụ mỗi tháng làm commande dầu một lần. Commande gửi hôm nay thì phải đợi 2 tháng sau dầu mới tới. Lúc đó (mùng 1 tháng 10) ta phải đủ dầu để bán tới mùng 1 tháng 11, tức là commande gửi bữa mùng 1 tháng 9 sẽ tới.

Vậy, phải có số dầu dự trữ ít nhất đủ trong 3 tháng (từ mùng 1-8 đến 1-11). Nếu mỗi tháng bán trung bình được 1200 thùng thì số dự trữ phải là 1.200 x 3 = 3600 thùng. Mà số dự trữ hiện nay có: 1.100 thùng ở trong kho và 1.200 thùng commande mới tới, cộng là 2.300 thùng. Vậy ta phải commande ít nhất là: 3600 - 2300 = 1300 thùng.

Tóm lại: Số hàng dự trữ tối thiểu (dt) bằng số hàng bán được trong mỗi tháng (b) nhân với thời hạn đợi commande (h) cộng với 1.

dt = (h+1) b.

Như trong thí dụ trên kia: 3600 = (2+1) 1200.

Và: Số hàng tối thiểu phải commande (ct) bằng số hàng dự trữ tối thiểu (dt) trừ số hàng có trong kho (k).

ct = dt - k

Như trong ví dụ trên kia: 1300 = 3600 - 2300

2. Số dự trữ phòng xa (dp)

Nhưng cũng nên phòng xa những lúc commande tới chậm hoặc hàng bán chạp quá. Như vậy phải commande nhiều hơn số tối thiểu. Số dự trữ đó gọi là số dự trữ phòng xa (dp).

Người ta định số đó bằng 2, 3, 4 số hàng bán được mỗi tháng, tùy theo giá hàng đương lúc rẻ hay đắt, tùy theo kho chứa được nhiều hay ít.

3. Số dự trữ tối đa (dđ)

Số đó bằng số dự trữ tối thiểu cộng với số dự trữ phòng xa:

dđ = dt + dp

Ví dụ số dự trữ tối thiểu đã tính trên kia là 3.600 thùng. Nếu bạn muốn cho số dự trữ phòng xa bằng số hàng bán trong 2 tháng, tức là: 1200 x 2 = 2400 thùng, thì số dự trữ tối đa là: 3600 + 2400 = 6000 thùng.

4. Luật dự trữ

Ta nhận thấy rằng: khi số hàng dự trữ lớn hơn số dự trữ tối thiểu thì không cần phải commande thêm hàng nữa, có thể đợi tới kỳ hạn sau (theo thí dụ trên kia thì tới tháng sau vì mỗi tháng commande một lần) sẽ commande luôn thể cho tiện và rẻ (mua nhiều rẻ hơn mua ít). Còn khi số dự trữ ít hơn số dự trữ tối thiểu, thì không nên commande một số tối thiểu như trên trên kia đã định mà nên tăng nó lên độ 20 hay 30 phần 100 để phòng khi người mua nhiều quá mà thiếu hàng bán.

Trên kia đã nói rằng số dự trữ phòng xa bằng 2, 3, 4 số hàng bán được mỗi tháng, nói cho gọn là x lần số hàng bán mỗi tháng.

Làm sao lựa số x đó là mấy? Nếu số x nhỏ thì hàng commande ít, nghĩa là số vốn để nằm đó không sinh lợi sẽ ít, đỡ tốn tiền lời, nhưng có chỗ thiệt vì phải trả giá đắt vì ta mua ít. Còn như nếu số x lớn thì lợi là mua được rẻ, nhưng lại có điều thiệt là phải chịu nhiều tiền lời vì số vốn đặt ra lớn.

Vậy phải tính số x sao cho phần thiệt ít mà phần lợi nhiều.

Ta nên nhớ những điều sau này nữa:

- Nếu hãng ta chế tạo lấy hoá phẩm mà gặp lúc bán ra được ít, muốn khỏi đuổi thợ, tất nhiên ta phải tiếp tục sản xuất, nhưng nên cho sản xuất những hoá phẩm mất nhiều nhân công để cho số hoá phẩm dự trữ đừng mau lớn quá.

- Những hoá phẩm mới chế tạo lần thứ nhất, chưa chắc bán chạy hay không thì không nên dự trữ nhiều.

- Mỗi tháng tính trung bình bán được 1200 thùng dầu chẳng hạn. Nếu trong tháng, đột nhiên một số rất quan trọng, 3000 thùng chẳng hạn, thì tức thời phải làm một cái commande đặc biệt để bù vào số đó rồi tới đầu tháng sau, vẫn làm commande như thường lệ.

5. Số dự trữ tổng cộng

Trên kia là nói về dự trữ riêng một món hàng. Nếu tiệm bán 3, 4 thứ hàng (nón, giày, áo, dầu thơm...) thì phải tính số dự trữ riêng từng món mới có thể biết được thứ hàng nào thiếu, thứ hàng nào dư, chứ không thể tính chung vào làm một được, vì tính chung thì người ta thấy số tổng cộng dư nhiều mà không ngờ có một món hàng lại thiếu bán. Như vậy vì những món hàng khác dư nhiều quá.

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tên sách: Tổ chức công việc theo khoa học
  • Tác giả: Nguyễn Hiến Lê
  • Nhà xuất bản Văn hoá Thông tin
  • Ebook: Goldfish (12/05/2012, e-thuvien.com)
"Like" us to know more!