Chuẩn bị công việc

Chương sáu: Chuẩn bị công việc

I. Chuẩn bị công việc ra sao?

II. Đồ biểu liên lạc.

III. Chuẩn vị là cân nhắc lợi hại.

IV. Chuẩn bị không phải là phản tiến bộ.

I. Chuẩn bị công việc ra sao?

Sau khi đã định cách làm việc và đo thì giờ, làm việc, phải chuẩn bị công việc, nghĩa là dự bị sẵn sàn đầy đủ bằng cách:

a) Vẽ rõ mỗi bộ phận của hoá vật ta định chế tạo.

b) Vẽ một hình chỉ rõ cách ghép các bộ phận ra sao cho thành hoá vật.

c) Viết chỉ thị rõ công việc phải làm ra sao và bằng những đồ dung nào.

d) Ghi thì giờ cần thiết để làm mỗi bộ phận, rồi cộng lại xem cần mất bao nhiêu nguyên liệu.

f) Tính tiền phí tổn để làm mỗi hoá vật.

g) Vẽ đồ biểu liên lạc để tìm cách rút bớt quãng đường đi đi lại lại cho khỏi mất thì giờ.

II. Đồ biểu liên lạc (Graphique de liaison)

Ta lấy thí dụ rất đơn giản này:

Một phòng giấy nọ nhận 2 loại văn thư: loại giấy tờ về kế toán và loại giấy tờ về kỹ thuật. Phòng giấy đó hiện nay tổ chức theo đồ biểu liên lạc dưới đây:

Kipkis.com-To-chuc-cong-viec-theo-khoa-hoc-06.jpg

Đường liền chỉ đường của giấy tờ về kỹ thuật.

Đường đứt... kế toán

Sự sắp đặt đó chưa hợp lí, ta sửa lại theo đồ biểu sau này.

Kipkis.com-To-chuc-cong-viec-theo-khoa-hoc-07.jpg

Trong đồ biểu sau, con đường đi của giấy tờ rút đi được nhiều. Nếu trong hình trên, ta đổi chỗ của người hoạ công và người thư kí đánh máy lẫn cho nhau, thì con đường còn dài gấp ba con đường ở hình dưới nữa.

Xét thí dụ đó rồi, ta tưởng tượng một xí nghiệp có hàng chục phòng giấy, hàng trăm xưởng, nếu không khéo xếp đặt thì sẽ tốn thì giờ đi đi lại lại biết bao!

III. Chuẩn bị là cân nhắc lợi hại

Công việc chuẩn bị do những cơ quan sau này trong xí nghiệp đảm nhận.

- Phòng nghiên cứu

- Phòng mua các nguyên liệu để dự trữ

- Phòng coi nhân viên

- Phòng chế tạo.

Sự chuẩn bị kĩ càng như vậy tất phải mất nhiều thì giờ, nhiều giấy tờ, nghĩa là tốn tiền. Đó là điều người ta thường trách nó. Lời trách đó rất có lí. Cho nên trước khi chuẩn bị một công việc, ta phải xét kĩ xem thì giờ chuẩn bị cộng với thì giờ chế tạo, sau khi chuẩn bị có ít hơn thì giờ chế tạo mà không chuẩn bị không? Nếu nó lớn hơn thì tất nhiên là sự chuẩn bị của ta tỉ mỉ vô ích. Tóm lại, cách nào ít tốn thì theo.

Ví dụ ta muốn đào một cái hầm đủ cho bốn người núp bom đạn. Ta có một cái cuốc, một cái xẻng và hai người làm. Ta không cần chuẩn bị vạch ngang trên đất chiều ngang chiều dài của hầm, định bề sâu là bao nhiêu rồi cho một người cuốc đất, một người xúc đất. Như vậy độ 1 giờ thì xong.

Nếu ta không làm cách đó mà lại lấy giấy, thước, bút, vẽ cái hầm, vẽ kích thướt rồi mới đưa cho họ hiểu thì tất tốn thì giờ hơn. Nếu ta lại cho một người cuốc thử đất, một người xúc thử, thấy công việc chậm bằng hai công việc xúc chẳng hạn, ta bèn chạy khắp xóm kêu thêm một người thợ cuốc, mượn thêm một cái cuốc nữa thì có khi ta mất cả buổi mà vẫn chưa đào lấy một tất đất nào hết vì kêu thợ không được.

Như vậy thì sự chuẩn bị của ta mặc dầu rất đúng phương pháp mà không hợp với lương tri, với lẽ phải vì đã quá tỉ mỉ, vô ích. Ta chỉ là một người gàn, một anh chàng “tổ chức giả hiệu”

Hạng giả hiệu này tai hại cho xí nghiệp hơn hoả hoạn nữa, cho nên phải đuổi họ đi mà dùng những nhà tổ chức chuyên môn.

Iv chuẩn bị không phải là phản tiến bộ

Người ta lại trách rằng một sự chuẩn bị kĩ lưỡng như vậy làm cho ta ngại ngần, lần sau không muốn thay đổi nó nữa, và do đó không có tấn bộ. Lời trách này vô lý. Chuẩn bị là định trước, chứ không phải là nhất định, và trong khi chế tạo, nếu thấy chỗ nào bất tiện thì tất nhiên ta phải sửa đổi ngay, chuẩn bị lại.

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tên sách: Tổ chức công việc theo khoa học
  • Tác giả: Nguyễn Hiến Lê
  • Nhà xuất bản Văn hoá Thông tin
  • Ebook: Goldfish (12/05/2012, e-thuvien.com)
"Like" us to know more!