Cải tiến kĩ năng mềm

Một cựu sinh viên viết cho tôi: “Sau ba năm làm việc như người phát triển phần mềm cho một công ti, em được đề bạt lên làm người quản lí dự án. Em hài lòng nhưng cũng lo nghĩ vì em không biết em cần gì để thành công ở vị trí mới này. Xin thầy lời khuyên.”

Đáp: Quản lí dự án là về việc có “nửa” kĩ năng kĩ thuật và “nửa” kĩ năng mềm. Người quản lí dự án giỏi biết cách làm việc với khách hàng để lấy được yêu cầu, lập kế hoạch dự án tương ứng với ước lượng tốt, và lịch biểu hợp lí, và cách xây dựng tổ hiệu quả những người cam kết làm cho dự án thành công. Nói cách khác, quản lí dự án hiệu quả là sự cân bằng của kĩ năng kĩ thuật và kĩ năng mềm. Bên cạnh các khía cạnh kĩ thuật, người quản lí dự án phải có khả năng tạo ra quan hệ làm việc tốt trong mọi thành viên tổ, để cho mọi người cùng làm việc hướng tới mục đích chung: Hoàn thành dự án đúng thời gian, trong phạm vi phi phí, và có chất lượng.

Nhiều người tin kĩ năng kĩ thuật là yếu tố quan trọng cho vị trí quản lí và đề bạt những người có kĩ năng kĩ thuật cao mà không xem xét kĩ năng mềm của họ. Ngay cả với những kĩ năng kĩ thuật như quản lí phạm vi dự án, chi phí, rủi ro, và lịch biểu, nhưng không có kĩ năng mềm như lãnh đạo, trao đổi, thương lượng, quản lí xung đột, và động viên, dự án có thể không thành công. Theo kinh nghiệm của tôi, thách thức then chốt cho người quản lí dự án là quản lí con người, không phải kĩ thuật. Một tổ mạnh có thể vượt qua nhiều vấn đề kĩ thuật, nhưng tổ yếu, đầy vấn đề và xung đột, sẽ không bao giờ đạt tới mục đích dự án, bất kể chúng là dễ thế nào.

Nếu bạn chưa phát triển kĩ năng mềm, bạn cần đọc sách về chủ đề này để có ý tưởng cơ bản để giúp bạn cải tiến kĩ năng của bạn. Nhưng nhớ rằng bạn không phát triển kĩ năng mềm từ đọc sách mà bằng thực hành. Bạn phải sẵn lòng thay đổi bản thân bạn nếu bạn thiếu kĩ năng nào đó. Một khi bạn biết nhược điểm của bạn, điều cần với bạn là suy ngẫm về điều bạn đã học từ những cuốn sách này và có hành động cần thiết để thay đổi bản thân bạn. Không ai là hoàn hảo, nhưng nếu bạn sẵn lòng đưa nỗ lực vào thay đổi bản thân bạn, cho dù nó có thể không thoải mái, bạn sẽ phát triển kĩ năng mềm đó.

Là người quản lí dự án mới, bạn nên quan sát những người quản lí thành công khác trong công ti của bạn và xem bạn có thể học được gì từ họ. Bạn cần học về kĩ năng trao đổi, kĩ năng động viên, kĩ năng tổ chức và điều phối. Bạn cũng có thể quan sát một số người quản lí không có những kĩ năng mềm này. Họ là những người không sẵn lòng đối diện với thách thức, hay không có khả năng quản lí tổ của họ một cách đúng đắn. Đây là những người quản lí bao giờ cũng bận rộn họp hành, giữ cho bản thân họ bận rộn và thường cáu kỉnh về những điều nhỏ nhặt. Có nhiều điều để học chỉ bằng quan sát, để thấy những kĩ năng tốt mà theo cũng như những điều xấu cần tránh, nhưng bạn cần đưa điều bạn học vào thực tế vì cần thời gian để thay đổi và phát triển những kĩ năng này.

Liên tục đi lên trong nghề quản lí, bạn cần kĩ năng lãnh đạo mạnh. Lãnh đạo là khác với quản lí; nó yêu cầu tri thức khác, kĩ năng khác để đạt tới chủ định khác. Quản lí giải quyết với hiện tại trong khi lãnh đạo giải quyết với tương lai. Quản lí giải quyết với lịch biểu và chi phí trong khi lãnh đạo giải quyết với con người. Quản lí giải quyết với sự kiện và dữ liệu trong khi lãnh đạo giải quyết với ý tưởng và viễn kiến. Trong khi năng lực lãnh đạo không phải là cái gì đó bạn học từ sách vở mà bạn cần kiên nhẫn vì thời gian bạn đầu tư vào cải tiến năng lực lãnh đạo của bạn sẽ xứng đáng với nỗ lực bỏ ra.

English version

Full article: Improving soft skills

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tác phẩm: Quản lý dự án
  • Biên tập: Kipkis.com
  • Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.