Cách phân loại tài liệu, phù hiệu

Chương ba: Cách phân loại tài liệu, phù hiệu

I. Tài liệu.

1. Ích lợi của tài liệu.

2. Tài liệu kiếm ở đâu?

II. Phân loại

1. Ích lợi của sự phân loại

2. Các cách phân loại

3. Muốn phân loại tài liệu phải làm sao?

III. Phù hiệu.

1. Ích lợi của phù hiệu.

2. Một cách đặt phù hiệu.

I. Tài liệu

1. Ích lợi của tài liệu

Tôi nhắc lại, công việc thứ nhất của người chủ là lập chương trình hành động và muốn vậy, phải hỏi ý kiến các người cộng sự và tìm kiếm tài liệu.

Lấy một thí dụ rất dễ hiểu như một xí nghiệp cất nhà cần có những tài liệu:

- Về các loại vôi, cát, đá, sắt. Tính chất của mỗi loại ra sao? Ở nơi nào bán nhiều? Giá bao nhiêu? Cách dùng ra sao?

- Về các loại máy trộn bê tông. Đặc điểm ra sao? Cách dùng ra sao? Giá cả bao nhiêu?

- Về khoa kiến trúc, về địa dư, về phong thổ nơi định cất nhà v.v...

2. Kiếm tài liệu ra sao?

Muốn kiếm những tài liệu phải đọc:

- Các loại sách chuyên môn.

- Các thông báo, thông điệp.

- Các tạp chí kỹ thuật (trong thế giới có tới 30.000 loại tạp chí đó) (số liệu này có từ những năm 1950).

- Những tập quảng cáo của các nhà sản xuất hoặc chế tạo.

- Những tờ trần thuật.

- Những bằng cấp phát minh v.v...

II. Phân loại

1. Ích lợi của sự phân loại

Kiếm được tài liệu rồi, phải biết cách sắp đặt nó để lần sau tìm lại cho dễ, hoặc dễ cho người khác biết cách mà tìm. Và muốn sắp đặt phải biết cách phân loại.

Sự phân loại tài liệu là một công việc cần thiết cho hết thảy các người làm việc về tinh thần, nhất là ở thế kỷ này mà biển học vô cùng mênh mông. Khi tìm học và lúc nghiên cứu một vấn đề gì phải biết phân loại các ý tưởng cho có thứ tự, có mạch lạc.

Trong mỗi xí nghiệp, mỗi công sở, bao giờ cũng phải có một người chuyên giữ văn thư, biết rõ phương pháp phân loại những tài liệu. Ở nước ta, ít người chú trọng đến điều đó. Công sở nào cũng có người giữ văn thư, nhưng tại nhiều công sở, người đó là một nhân viên không quan trọng, chỉ là một thư ký tập sự hay công nhật. Họ muốn sắp đặt tài liệu văn thư ra sao, tùy họ, không theo một phương pháp gì hết, đến khi cần dùng tài liệu, kiếm không ra. Công việc giữ văn thư thường không phải là một công việc vui, lương họ lại ít, cho nên họ thường hay xin thôi việc. Người khác vô, lại cũng không biết gì về sự phân loại, lại sắp đặt theo ý họ, thường khác với ý người trước. Cho nên ta thấy những tài liệu khác nhau mà xếp chung với nhau, không sao kiếm ra được. Như vậy có tài liệu cũng như không và số tiền lương trả cho các người giữ văn thư là số tiền quẳng xuống biển.

2. Các cách phân hạng

a) Sắp theo niên biểu nghĩa là việc nào xảy ra trước thì sắp trước, xảy ra sau thì sắp sau, tức như lối chép sử hồi xưa của ta.

b) Sắp theo tự mẫu nghĩa là theo thứ tự a,b,c như cách xếp chữ trong các tự điển.

c) Sắp theo địa điểm, nghĩa là những cái gì thuộc về một miền nào thì sắp chung với nhau. Cách này dùng trong các Viện Bảo Tàng và các Sở Du Lịch.

d) Theo chủng loại. Chia ra từng loại như thảo mộc, động vật, sử ký, địa lý, toán học, văn chương v.v... Những cái gì thuộc về một loại nào thì sắp chung với nhau.

Về các tài liệu có cách:

a) Sắp theo tên tác giả.

b) Sắp theo tự mẫu các đề mục. Ví dụ những sách của ta chia ra thành những đề mục: Luật, Địa Lý, Sử Ký, Văn chương, theo thứ tự a,b,c.

c) Phép thập tiến phổ cập của Dewey chia hết thảy những tri thức loài người ra làm 10 loại, mỗi loại lại chia ra làm 10 bộ, mỗi bộ lại chia làm 10 nữa (do đó mà phương pháp gọi là thập tiến) và cứ như vậy cho tới cùng (vì vậy mà gọi phổ cập).

Coi Phụ Lục 1 ở cuối sách, các bạn sẽ hiể rõ thêm về phương pháp này.

3. Muốn phân loại tài liệu phải làm sao?

Trong mỗi xí nghiệp quan trọng cần có người giữ văn thư. Người đó phải:

- Tìm tài liệu

- Phân loại các tài liệu sắp đặt

- Đưa tài liệu cho những người trong xí nghiệp dùng, giữ gìn tài liệu.

Muốn phân loại các tài liệu thì phải:

Có một sức học phổ thông khá và biết qua loa về công việc chuyên môn trong sở, trong xí nghiệp.

- Có óc sáng suốt và nhiều lương tri

- Có thứ tự

- Nhớ rằng những tri thức loài người có liên quan với nhau. Ví dụ có một loại axit làm tan đồng, sắt, kẽm... Tri thức đó sắp vào chương axit không đủ, phải sắp vào những kim thuộc: đồng, sắt, kẽm... nữa. Một cuốn Du ký sắp vào loại Văn chương du ký không đủ, phải sắp vào loại Địa lý, Phong tục nữa.

- Biết cách đặt tài liệu vào loại nào có ích nhất. Ví dụ một tài liệu về một thứ bột giết loài mối đục gỗ, nên sắp vào mục “che chở gỗ cho khỏi bị mối ăn” chớ đừng sắp vào mục “bột hoá học” chẳng hạn.

- Dùng những đề mục rõ ràng, không lầm lộn với đề mục khác được.

III. Phù hiệu

1. Ích lợi của phù hiệu

Những đồ dùng, máy móc trong một xí nghiệp có một tên ngắn, giản tiện để dễ sắp nó vào từng loại, và để cho khi trông thấy tên đó, người ta biết ngay công dụng của nó, đặc điểm của nó.

Muốn được như vậy, người ta phải dùng những phù hiệu, nghĩa là những dấu hiệu để ghi một vậy gì.

Lối biểu thị bằng phù hiệu được dùng trong môn hoá học. Một nhà hoá học không viết axit nitrique mà viết NO3H.

2. Một cách đặt phù hiệu

Taylor đã kiếm được một cách đặt phù hiệu cho máy móc.

Ví dụ ta có một đồ dùng để chế những kim thuộc. Đồ dùng đó là bộ phận của một cái máy tiện một chiều 20 li, một chiều là 72 li. Ta phải đặt nó lên trên cái xe của máy tiện. Theo phương pháp của Taylor, ta sẽ dùng phù hiệu Đ.K.20-72.T.X để nó gọi:

Đ = Đồ dùng.

K = Kim thuộc.

T = Máy tiện.

X = Xe.

Lẽ tất nhiên, lối đặt phù hiệu không nhất định, ai muốn đặt sao thì đặt, miễn là phù hiệu phải ngắn và dễ nhớ. Nếu một chữ T không đủ gợi cho ta rằng đó là máy tiện thì phải thêm chữ I nữa, thành ra Ti chẳng hạn.

Tác phẩm, tác giả, nguồn

  • Tên sách: Tổ chức công việc theo khoa học
  • Tác giả: Nguyễn Hiến Lê
  • Nhà xuất bản Văn hoá Thông tin
  • Ebook: Goldfish (12/05/2012, e-thuvien.com)
"Like" us to know more!